IT

Die Datenerhebung im Facility Management bildet den Startpunkt für jedes CAFM-System. Bereits in der Planungs- und Bauphase werden umfangreiche Daten erfasst (z.B. Flächen, Räume, technische Anlagen), die idealerweise für den späteren Betrieb genutzt werden. In der Praxis bedeutet dies, zu Projektbeginn alle relevanten Bestandsdaten zusammenzutragen – von digitalen Bauplänen, Inventar- und Anlagenlisten bis zu Verträgen und Wartungsplänen. Wichtig ist ein systematisches Vorgehen bei der Datenerfassung, um Vollständigkeit und Richtigkeit zu gewährleisten. Der initiale Datenaufbau ist aufwändig, insbesondere bei großen Liegenschaften mit vielen Gebäuden und Räumen, und kann nicht „über Nacht“ erledigt werden. Daher müssen ausreichende Ressourcen und Zeit für die Datenerhebung eingeplant werden.

Gleichzeitig ist die kontinuierliche Datenpflege eine der größten Herausforderungen im CAFM-Betrieb. Alle Änderungen im Gebäudebestand oder in der Nutzung müssen zeitnah in die Datenbasis übernommen werden, seien es Umzüge, Umbauten, neue Anlagen oder geänderte Wartungszyklen. Nur wenn die Daten laufend aktualisiert werden, bleibt das System aussagekräftig – Aktualität der Daten ist kritisch. Die GEFMA-Richtlinie 430 betont, dass frühzeitig definiert werden muss, welche Daten für welche FM-Prozesse benötigt werden und wie deren Aktualität sichergestellt wird. In der Praxis empfiehlt es sich, klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege festzulegen: Wer pflegt welche Daten, in welchem Bereich, mit welchem Personal? Oft sind personelle Ressourcen begrenzt, sodass die kontinuierliche Pflege der Datenbasis eine erhebliche Herausforderung darstellt. Hier müssen Prozesse etabliert werden, um Änderungen (z.B. ein geänderter Raumzuschnitt oder der Austausch einer Anlage) schnell in der Datenbank zu erfassen. Zudem sollte die Datenqualität regelmäßig überprüft werden (Stichproben, Plausibilitätsprüfungen), da korrekte und vollständige Informationen die Grundlage jedes CAFM-Systems bilden.

Neben Erfassung und Pflege rückt die Datenauswertung in den Fokus. Ein Ziel der DV-Unterstützung ist es, aus den Rohdaten Wissen zu generieren. Anforderungen an die Datenauswertung sind zum einen geeignete Auswertungswerkzeuge (Reports, Dashboards, BI-Tools), zum anderen definierte Kennzahlen (KPIs), die für das FM relevant sind (z.B. Flächenkennzahlen, Energiekennzahlen, Instandhaltungsquote, Kostentreiber). Die CAFM-Software sollte in der Lage sein, Berichte und Analysen bereitzustellen, die dem Facility Manager wertvolle Erkenntnisse liefern. Beispielsweise ermöglichen integrierte Reportings eine transparente Sicht auf die Gebäudesituation – etwa Auswertungen zur Raumbelegung, zum Wartungsstand oder zu laufenden Kosten – und damit fundierte Entscheidungsgrundlagen. Die Datenanalyse kann auch zur Optimierung von Prozessen beitragen, indem etwa Ineffizienzen aufgedeckt oder präventive Maßnahmen (z.B. frühzeitiger Austausch von Verschleißteilen in der Instandhaltung) identifiziert werden. Zukünftig gewinnen hier KI-Methoden an Bedeutung, die Muster in den FM-Daten erkennen und predictive Maintenance ermöglichen (vorausschauende Wartung basierend auf Datenmustern). Insgesamt müssen bei Datenerhebung, -pflege und -auswertung klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Tools definiert sein, um eine hohe Datenqualität über den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen und den größtmöglichen Nutzen aus den Daten zu ziehen.

Bevor ein DV-System im Facility Management eingeführt wird, ist eine gründliche Analyse der Systemanforderungen unerlässlich. Jedes Unternehmen und jede FM-Organisation hat spezifische Prozesse und Bedürfnisse, die das Anforderungsprofil an ein CAFM-System bestimmen. Gemäß GEFMA-Richtlinie 420 zur Einführung von CAFM-Systemen sollte zu Beginn ein Pflichtenheft erstellt werden, in dem alle Aufgaben und Funktionen festgehalten sind, die durch IT unterstützt werden sollen. Zentral ist die Frage: Welche FM-Aufgaben sollen digital unterstützt oder verbessert werden? Dies hängt von der jeweiligen FM-Strategie, dem Kerngeschäft der Organisation, der Immobiliengröße und -komplexität ab. Beispielsweise stellt ein Krankenhaus andere Anforderungen als ein Bürogebäude oder ein Industriepark. Größe, Branche und Komplexität der Facilities beeinflussen die funktionalen Anforderungen an das System.

• Zieldefinition: Welche Ziele sollen mit dem CAFM erreicht werden (z.B. Kostensenkung, höhere Transparenz, Rechtskonformität, Nachhaltigkeit)? Hierzu gehört auch eine Kosten-Nutzen-Betrachtung der geplanten IT-Lösung.

• Prozesserhebung: Analyse der bestehenden FM-Prozesse (technisch, infrastrukturell, kaufmännisch) und Identifikation der Prozesse, die durch das System unterstützt werden sollen. Daraus ergeben sich die funktionalen Anforderungen (z.B. Modul für Wartungsplanung, Flächenbuchhaltung, Vertragsmanagement).

• Datenanforderungen: Bestimmung des erforderlichen Datenumfangs und -detailgrads. Welche Bestandsdaten müssen ins System? Welche Datenstrukturen und Klassifizierungen sind nötig? (Hierbei sollten bereits Standards für die Klassifizierung und Identifikation von Daten festgelegt werden, bevor das System implementiert wird.)

• Technische Anforderungen: Definition von technischen Vorgaben an die Software (z.B. webbasierte Architektur, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Cloud vs. On-Premise Betrieb, Berechtigungskonzept). Schon im Vorfeld sollte die Integration in die bestehende IT-Landschaft bedacht werden, etwa die Anbindung an ein vorhandenes ERP- oder CAD-System.

• Benutzeranforderungen: Einbezug der späteren Anwender (Facility Manager, Techniker, Servicepersonal) in die Anforderungsphase. Die Software muss zur Organisation „passen“ – eine maßgeschneiderte CAFM-Lösung orientiert sich an den konkreten FM-Aufgaben und der Organisationsstruktur. Gleichzeitig sind Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung wichtige Kriterien, um die Akzeptanz zu gewährleisten.

Ein bloßer Softwarekauf garantiert noch keinen Erfolg. Entscheidend ist ein geeignetes Konzept, das die Ziele definiert, eine sorgfältige Auswahl einer passenden CAFM-Software und eine belastbare Datenbasis mit dem nötigen Datenumfang sicherstellt. Ergänzend muss auch die Organisationsstruktur angepasst sein, sodass die Arbeit mit dem CAFM-System in die täglichen Abläufe integriert wird. Die Analyse der Systemanforderungen bildet die Grundlage für Ausschreibung, Auswahl und Einführung der Software. Die GEFMA 420 liefert hierzu praxisnahe Hinweise vom Konzept bis zur Implementierung. In dieser Phase sollte auch frühzeitig die IT-Abteilung einbezogen werden: Themen wie Server vs. Cloud-Lösung, Datensicherheit und Datenschutz müssen geklärt werden (öffentliche Verwaltungen bevorzugen z.B. oft die Datenspeicherung inhouse oder zumindest auf Servern in Deutschland wegen sensibler Daten). Insgesamt gilt: Je gründlicher die Anforderungen analysiert und dokumentiert werden, desto zielgerichteter lässt sich ein CAFM-System einführen, das die spezifischen FM-Prozesse optimal unterstützt.

Die Heterogenität der im Facility Management anfallenden Daten erfordert den Einsatz von Standards, um Austauschbarkeit und Verständlichkeit zu gewährleisten. Datenstandards definieren einheitliche Formate, Klassifizierungen und Begriffe, sodass Informationen systemübergreifend genutzt werden können. Ein zentraler Standard im Bereich Bau- und FM-Daten ist IFC (Industry Foundation Classes) nach DIN EN ISO 16739, der als offenes Datenschema für den Austausch von Gebäudemodellen dient. IFC beschreibt logische Gebäudestrukturen (z.B. Bauteile wie Wand, Tür, Raum, Geschoss), ihre Eigenschaften sowie optional Geometrien. Dieses herstellerneutrale Format ermöglicht es, Modelldaten zwischen verschiedenen Softwareanwendungen auszutauschen – ein Schlüsselfaktor insbesondere für die Übergabe von Planungs- und Baudaten an das FM. Dank eines einheitlichen Datenformats wie IFC können Planungs- und Baudaten nahtlos in ein CAFM-System übernommen und in der Betriebsphase genutzt werden. Beispielsweise lassen sich aus einem digitalen Gebäudemodell Flächen automatisch ins Flächenmanagement übertragen oder Anlagenobjekte für Wartungspläne übernehmen.

Neben IFC ist COBie (Construction-Operations Building Information Exchange) ein verbreitetes Austauschformat, das insbesondere auf alphanumerische FM-Daten fokussiert ist (Raum- und Anlagenlisten, Wartungspläne, Ansprechpartner etc.). COBie ist ein Tabellen-basiertes Format (oft als Excel oder XML realisiert) und dient dazu, die Übergabe von relevanten Bestandsdaten beim Bauabschluss an das Betriebsteam zu standardisieren. Viele BIM-Softwarelösungen können COBie-Exporte erstellen, die dann ins CAFM importiert werden können.

In Deutschland hat der CAFM-Ring (ein Verband der CAFM-Softwareanbieter) mit CAFM-Connect eine standardisierte Schnittstelle vorgestellt, die auf IFC basiert, aber den Inhalt auf CAFM-relevante Aspekte reduziert. Fokus von CAFM-Connect sind Daten zu Flächen, technischen Anlagen und Dokumenten, die im Betrieb benötigt werden. Dadurch soll ein „absprachefreier Austausch“ digitaler Gebäudedaten zwischen BIM und CAFM ermöglicht werden. Auch die GEFMA hat Datenstandards aufgegriffen: In der neuesten Erweiterung Katalog A15 der GEFMA-Richtlinie 444 (Zertifizierungskatalog für CAFM-Software) wird gefordert, dass CAFM-Systeme den Import und Export „via IFC oder andere modellbasierte Formate“ unterstützen. Dies unterstreicht die zunehmende Bedeutung von BIM-Daten im FM und setzt einen Standard für Softwareanbieter.

Allerdings zeigen sich in der Praxis noch Herausforderungen: Ein wirklich nahtloser, standardisierter Austausch („absprachefrei“) setzt voraus, dass BIM-Modelle und CAFM-Strukturen vollständig durchstandardisiert sind. Aktuell ist dies oft nicht der Fall – viele Bauprojekte werden individuell gehandhabt, was zu unterschiedlichen Bezeichnungen und Strukturen führt. Folglich sind beim Import von BIM-Daten in CAFM oft individuelle Zuordnungen (Mappings) nötig. Führende CAFM-Systeme unterstützen daher neben IFC auch weitere Formate (z.B. COBie, proprietäre Revit-Daten oder sogar Excel-Listen) für den Datenaustausch. Um trotzdem möglichst viel Standardisierung zu erreichen, sollte im Vorfeld einer BIM-Datenübergabe ein Leistungsverzeichnis erstellt werden, das genau festlegt, welche Daten für den Betrieb übergeben werden müssen. Beispielsweise könnten dort zusätzlich zur Geometrie auch betriebsrelevante Attribute verlangt werden – etwa Materialien, Oberflächen, Wartungsintervalle, Garantiedaten oder Handbücher der Anlagen. Solche Informationen sind für die Bauausführung nicht zwingend notwendig, aber im FM sehr wertvoll. Werden sie bereits im BIM-Modell mitgeliefert, reduziert das den Erfassungsaufwand nach Inbetriebnahme erheblich.

Über Bau-Datenstandards hinaus gibt es weitere relevante Standards im FM-Datenmanagement: DIN 32736 definiert z.B. Begriffe und Leistungen im Gebäudemanagement und grenzt die Bereiche technisch, infrastrukturell, kaufmännisch ab. DIN 277 und DIN 18960 legen Standards zur Flächenermittlung bzw. Nutzungskostenstruktur fest, die für einheitliche Berechnungen in CAFM wichtig sind. ISO 41001 liefert ein Rahmenwerk für FM-Managementsysteme, welches auch den Umgang mit Informationen berührt. Diese Normen und Richtlinien helfen, eine gemeinsame Sprache und Struktur im FM-Datenhaushalt zu schaffen. Unternehmen tun gut daran, sich an solchen Standards zu orientieren oder firmeninterne Datenstandards abzuleiten, um Schnittstellenprobleme zu minimieren und Daten konsistent zu halten. Zusammengefasst spielen Datenstandards wie IFC, COBie und GEFMA/ISO-Richtlinien eine zentrale Rolle, um die Interoperabilität zwischen Systemen sicherzustellen und das Datenchaos zu vermeiden.

• Enterprise Resource Planning (ERP): Oft existieren ERP-Systeme (z.B. SAP) für kaufmännische Prozesse. Eine Anbindung des CAFM an ERP ermöglicht z.B. den Abgleich von Kostenstellen, Finanzdaten oder Bestellungen. Ebenso kann die Buchhaltung von FM-Kosten integriert erfolgen. Idealerweise werden Doppelpflege von Stammdaten (z.B. Personal, Kostenstellen) vermieden, indem das CAFM hier auf ERP-Daten zugreift.

• HR- und Organisationsdaten: Informationen zu Mitarbeitern und Organisationseinheiten (für Raumbelegungspläne, Umzüge, Zutrittsrechte) sollten aus zentralen HR-Systemen ins CAFM übernommen werden können. So bleibt z.B. das Raumbelegungsmanagement stets aktuell, wenn Personalwechsel stattfinden.

• Gebäudeautomation / IoT: Die Vernetzung mit Gebäudetechnik (Building Management System, Sensorik) eröffnet großes Potenzial. Verbrauchsdaten (Heizung, Strom, Wasser) können automatisch ins CAFM fließen und dort im Energiecontrolling ausgewertet werden. Störmeldungen von Aufzügen oder Klimaanlagen können direkt als Tickets im Helpdesk-Modul auftauchen. Durch IoT-Sensoren (z.B. Raumbelegungssensoren, Zählerstände) entsteht ein Echtzeitbild der Facilities. Voraussetzung ist die Schaffung von Schnittstellen zwischen CAFM und den jeweiligen technischen Systemen (über OPC, MQTT oder proprietäre APIs je nach Anlage).

• Geoinformationssysteme (GIS): Für verteilte Liegenschaften kann die Integration von GIS hilfreich sein, um Gebäude und Infrastruktur auf digitalen Karten darzustellen. Adressdaten und Flurstücke können verknüpft werden, um etwa Außenanlagen-Management (Winterdienst, Grünpflege) zu unterstützen.

• Dokumentenmanagement (DMS): Viele relevante Dokumente (Grundrisse, Wartungsverträge, Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen) liegen in Dokumentenmanagement-Systemen. Eine Anbindung stellt sicher, dass im CAFM jeweils die aktuellen Dokumente verlinkt sind und z.B. ein Techniker direkt auf ein Prüfzertifikat zugreifen kann. Das reduziert Redundanzen und stellt Versionssicherheit der Dokumente sicher.

• Weitere Fachsysteme: In speziellen Bereichen existieren ggf. eigenständige Lösungen – z.B. Laborinformationssysteme in Forschungsgebäuden, Ticketing-Systeme für IT-Störungen oder Raumbuchungssysteme für Konferenzräume. Ein modernes CAFM soll in der Lage sein, solche Systeme über definierte Schnittstellen zu integrieren, um einen medienbruchfreien Prozess zu gewährleisten. Hier kommen häufig Webservices oder APIs zum Einsatz, die den Datenaustausch automatisieren.

Die GEFMA-Richtlinie 470 definiert Rahmenbedingungen und Strukturen für den Austausch digitaler Daten in der Betriebsphase einer Immobilie. Sie behandelt sowohl Stammdaten (alphanumerisch und grafisch) als auch dynamische, prozessabhängige Daten, die über entsprechende Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen und Beteiligten ausgetauscht werden. Ziel ist es, Datenaustauschprozesse zu standardisieren, um manuellen Anpassungsaufwand und Fehler zu reduzieren. Praktisch bedeutet dies etwa: wenn ein externer Dienstleister Wartungsleistungen erbringt und ein eigenes System nutzt, sollte ein standardisierter Weg existieren, wie die Wartungsdaten ins eigene CAFM gelangen (z.B. via XML/CSV-Import gemäß definierter Struktur oder via Webservice).

Eine besondere Form der Vernetzung ist auch die Anbindung an BIM-Daten, was im nächsten Abschnitt detaillierter behandelt wird. Generell gilt: Die Integration von CAFM in die bestehende IT-Landschaft ist technisch anspruchsvoll, aber sie ist entscheidend, um Insellösungen zu vermeiden und einen durchgängigen Informationsfluss zu schaffen. Frühzeitige Abstimmung mit der IT ist hier wichtig – auch im Hinblick auf Datensicherheit. So müssen z.B. bei Cloud-Integrationen die Datenschutzanforderungen (Standort der Server, Zugriffsrechte) beachtet werden. Erfolgt die Vernetzung erfolgreich, profitiert das Unternehmen von durchgängigen Prozessen: etwa fließen dann FM-Daten ins Unternehmens-Reporting ein, oder Änderungen in Stammdaten werden automatisch überall aktualisiert. Das Ergebnis ist ein umfassendes Informationsmanagement, in dem FM-Daten kein Fremdkörper sind, sondern Teil der integrierten Unternehmensdatenbasis.

• Mobile Applikationen: Für Mitarbeiter im Außendienst oder Techniker vor Ort sind mobile Apps wichtig. Viele CAFM-Anbieter stellen Apps für Meldungen, Wartungstickets oder Inventurerfassung bereit, die mit der zentralen Datenbank synchronisieren. Alternativ können Drittanbieter-Apps (z.B. für Scan von QR-Codes an Geräten) angebunden werden. Die Multi-Device-Fähigkeit ist heute ein Muss – Anwender erwarten, dass sie unabhängig vom Endgerät auf CAFM-Daten zugreifen können.

• Spezialsoftware für Instandhaltung (CMMS): In großen technischen Betrieben existieren ggf. bereits Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS) für die Instandhaltung. Diese können über Schnittstellen (z.B. gemeinsame Anlagenkennzeichnung) mit dem CAFM verbunden werden, sodass Stammdaten ausgetauscht und Doppelarbeit vermieden wird. Alternativ bieten moderne CAFM-Lösungen entsprechende Module an.

• Energiemanagement-Software: Für detaillierte Energieanalysen oder Simulationen (z.B. Benchmarking von Gebäuden, Energiekostenplanung) kann eine separate Software existieren. Die Integration von Energiemonitoring-Systemen ermöglicht es, Verbrauchsdaten automatisiert ins CAFM zu übernehmen und dort Berichte oder Alarmierungen (bei Überschreiten von Grenzwerten) zu generieren.

• Building Information Modeling Tools: Oft werden BIM-Modelle in Authoring-Tools wie Autodesk Revit oder ArchiCAD erstellt. Für FM-Zwecke können BIM-Viewer oder -Analysetools ergänzt werden, die an das CAFM angedockt sind. So kann ein Facility Manager das 3D-Modell eines Gebäudes betrachten und Informationen (z.B. Gerätestammdaten oder Wartungshistorie) direkt daraus abrufen. Eine bidirektionale Verbindung erlaubt es, Änderungen im Modell oder CAFM synchron zu halten.

• Sicherheitstechnik und Zugangsverwaltung: Systeme für Zugangskontrolle oder Schließanlagenmanagement (z.B. elektronische Schlüsselverwaltung) können mit dem CAFM interagieren. Beispiel: Ein neues Schließmedium wird im Schließanlagen-Subsystem ausgegeben – diese Information (welche Person hat Zugang zu welchem Raum) sollte auch im CAFM-Bestand auftauchen. Einige CAFM-Module bieten Schließanlagenmanagement bereits integriert an.

• Raumbuchungs- und Auslastungsoptimierung: In Zeiten von Workplace-Management und flexiblen Arbeitsplätzen gibt es Tools zur Raum- und Arbeitsplatzbuchung. Die Integration solcher Lösungen (z.B. ein Buchungssystem für Konferenzräume oder Desk-Sharing-Apps) ins CAFM stellt sicher, dass Belegungsdaten konsolidiert werden und Flächenauslastungen analysiert werden können.

• Reporting und BI: Manchmal greifen Unternehmen auf eigene Business-Intelligence-Lösungen zurück. Hier ist es sinnvoll, wenn das CAFM eine offene Datenbank oder Schnittstelle bietet, über die externe BI-Tools auf die FM-Daten zugreifen und diese mit anderen Unternehmenskennzahlen verbinden können.

Die Integration ergänzender Software muss gut geplant werden, um Medienbrüche zu vermeiden. Idealerweise entsteht ein modulares System, in dem das CAFM als zentrales FM-Datenhub fungiert, umgeben von spezialisierten Anwendungen, die alle auf den gemeinsamen Datenpool zugreifen. Dabei ist auf Interoperabilität zu achten: Flexible APIs, standardisierte Austauschformate und gegebenenfalls Middleware erleichtern die Kopplung. Ein harmonisches Gesamtsystem erlaubt es dem Facility Manager, in einer integrierten Umgebung zu arbeiten – z.B. vom strategischen Flächenmanagement bis zur operativen Ticketbearbeitung – ohne zwischen Insellösungen hin- und herwechseln zu müssen. Das erhöht die Effizienz und senkt die Fehlerquote (kein mehrfaches Eingeben desselben Datums in verschiedenen Tools). Nicht zuletzt entspricht dies dem Bestreben vieler IT-Abteilungen, IT-Landschaften zu harmonisieren und zielgerichtet zu vernetzen, anstatt sie mit zahlreichen separaten Anwendungen zu fragmentieren.

Die Einführung von DV-Unterstützung im Facility Management ist mehr als nur ein IT-Projekt – es erfordert eine organisatorische Verankerung im Informationsmanagement des Unternehmens. Informationsmanagement bedeutet, dass Informationen als wertvolle Ressourcen begriffen und strategisch gesteuert werden. Im FM-Kontext heißt das: FM-Daten und -Systeme müssen in die übergreifenden Informationsprozesse integriert und angemessen gesteuert werden.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die enge Zusammenarbeit zwischen der FM-Organisation und der IT-Abteilung. FM bringt das Fachwissen über die Gebäude und Prozesse ein, IT das Know-how in Sachen Systemintegration, Sicherheit und Datenarchitektur. Gemeinsam müssen Richtlinien für Datensicherheit und Datenschutz erarbeitet werden – gerade bei personenbezogenen oder sicherheitsrelevanten Gebäudedaten. Die GEFMA 430 betont beispielsweise, dass Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes von Anfang an eingeplant werden sollen und die Nutzer dafür sensibilisiert sein müssen. Hier spielt Anwenderschulung eine zentrale Rolle, denn häufig entstehen Datenschutzprobleme durch falsche Bedienung oder Unwissenheit der Nutzer. Durch klare Zugriffsrechte und regelmäßige Schulungen lässt sich dieses Risiko minimieren.

Apropos Schulung: Change Management ist bei der CAFM-Einführung essenziell. Die Mitarbeitenden müssen auf die neuen Prozesse vorbereitet werden. Anfangs kann es Widerstände oder Unsicherheiten geben, da ein CAFM-System oft gewohnte Arbeitsweisen verändert. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten frühzeitig einzubinden und den Nutzen der Neuerungen herauszustellen. In vielen Fällen reagieren die Mitarbeiter positiv, wenn sie die Verbesserungen erkennen, doch intensive Schulungsmaßnahmen sind notwendig, um den Umgang mit dem System zu erleichtern und die Akzeptanz zu fördern. Führungskräfte sollten den Kulturwandel unterstützen, z.B. indem sie die Nutzung des Systems vorleben und Erfolge sichtbar machen (etwa durch Kennzahlen, die dank CAFM erreicht wurden).

Ein weiteres Element des Informationsmanagements ist die Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten rund um das CAFM-System. Wer ist z.B. Systemverantwortlicher (CAFM-Manager) und kümmert sich um Pflege, Updates, Benutzerverwaltung? Welche Workflows werden im System abgebildet (z.B. Freigabeprozesse für Wartungsberichte oder Flächennutzungsänderungen) und wie werden sie organisatorisch eingebettet? Oft bewährt es sich, ein CAFM-Kernteam aufzubauen, das aus FM-Fachleuten, IT-Experten und ggf. externen Beratern besteht. Dieses Team steuert das System, priorisiert Weiterentwicklungen und dient als Ansprechpartner im Unternehmen.

Informationsmanagement bedeutet auch, den gesamten Lebenszyklus der FM-Informationen zu betrachten: von der Erfassung (oder Übernahme aus BIM) über die laufende Aktualisierung bis zur Archivierung oder Übergabe bei Immobilienverkäufen. Es sollte geregelt sein, wie Änderungen gemeldet werden (z.B. Umbauten durch die Bauabteilung), wie Qualitätssicherungen stattfinden und wie Reporting und Feedback an Entscheider erfolgt. Manche Organisationen etablieren hierfür Regelkommunikationen (z.B. monatliche FM-Reportings oder Jour Fixe zwischen FM und Controlling).

Letztlich ist ein CAFM-System nur so gut wie sein organisatorischer Rahmen. Das beste Tool nützt wenig, wenn Prozesse und Menschen nicht darauf abgestimmt sind. Daher ist die Umsetzung in ein Informationsmanagement so wichtig: FM-Daten und -IT werden als integraler Bestandteil der Unternehmensinformationslandschaft gesehen. Dies spiegelt sich z.B. darin wider, dass FM-Kennzahlen in das Unternehmens-Dashboard einfließen, dass IT-Strategien auch FM-Belange berücksichtigen (z.B. Cloud-Strategie, Mobile-Strategie) und dass Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können. Im Idealfall entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus: Die ausgewerteten FM-Daten liefern Erkenntnisse, die zu Prozessanpassungen führen, welche wiederum im System abgebildet und gemessen werden – Information Management at its best.

Building Information Modeling (BIM) hat in den letzten Jahren primär im Planen und Bauen von Gebäuden an Bedeutung gewonnen. Nun richtet sich der Fokus zunehmend auf die Nutzungsphase: Wie kann BIM im Betrieb und Facility Management genutzt werden? In einem Whitepaper (GEFMA 926) hat die GEFMA diese Frage aufgegriffen und die Mehrwerte von BIM für das FM sowie das Zusammenspiel von BIM und CAFM untersucht. BIM bezeichnet die durchgängige digitale Gebäudemodellierung, bei der ein virtuelles Gebäudemodell alle geometrischen und alphanumerischen Informationen enthält. Für das FM bietet ein solches Modell enorme Vorteile: Alle relevanten Gebäudedaten sind konsistent an einem Ort vorhanden, von Abmessungen über Materialien bis zu technischen Anlagen und ihren Eigenschaften.

Ein oft genanntes Argument ist das Verhältnis der Kosten: Die Nutzungskosten eines Gebäudes übersteigen die Errichtungskosten um ein Vielfaches – nach Untersuchungen bis zum Neunfachen. Für bestimmte Gebäudetypen wurde ein Faktor ~9 ermittelt (Industriebauten ~9,1; Bürogebäude ~8,9; Krankenhäuser ~8). Hinzu kommen Sanierungskosten von etwa 0,7–1,2 fachen der Baukosten über den Lebenszyklus. Diese Zahlen zeigen, dass die wesentlichen Ausgaben im Lebenszyklus in der Betriebsphase liegen. Daher ist es nur folgerichtig, BIM nicht an der Tür des fertiggestellten Gebäudes enden zu lassen, sondern direkt mit CAFM und der IT-Gesamtarchitektur des Betreibers zu verzahnen. Die Idee: Daten, die in der Bauphase erfasst wurden, können in der deutlich längeren Nutzungsphase weiterverwendet werden – etwa für Wartung, Umbau oder Flächenplanung.

Praktisch stellt sich die Frage: Wie gelangen BIM-Daten ins CAFM? Hier gab es in den letzten Jahren Fortschritte. Viele CAFM-Hersteller haben spezielle Import-Schnittstellen entwickelt, die in der Regel auf dem IFC-Standard basieren. Über IFC können geometrische und alphanumerische Daten aus einem BIM-Modell exportiert und ins CAFM importiert werden. Wie erwähnt, nutzt die Initiative CAFM-Connect genau diesen Weg, um für CAFM relevante BIM-Teildaten auszutauschen. Darüber hinaus verlangen Zertifizierungen (GEFMA 444) inzwischen BIM-Schnittstellen als Kriterium – ein klares Signal an Softwareanbieter, diese Integration zu ermöglichen.

Allerdings reicht ein rein technischer Datentransfer nicht aus, um BIM im FM nutzbar zu machen. Es muss inhaltlich definiert werden, welche Daten aus dem BIM für den Betrieb gebraucht werden. Viele Informationen in einem BIM-Modell (z.B. Planungsdetails, temporäre Bautakte) sind für das FM irrelevant, während andere (z.B. Wartungsintervalle, Herstellerangaben) unbedingt benötigt werden, aber im Standard-BIM nicht zwingend enthalten sind. Daher sollte der Betreiber – idealerweise schon vor Baubeginn – in einem Leistungskatalog festhalten, welche betrieblichen Daten im BIM-Modell mitzuliefern sind. Prof. Jürgen Danielzik empfiehlt, im Leistungsverzeichnis alle geschuldeten Leistungen inklusive der betriebsrelevanten Daten aufzuführen, z.B. Oberflächenbeschaffenheiten, Wartungszyklen, Handbücher. Solche Details sind fürs BIM-Modell in der Planung nicht notwendig, verursachen aber Mehrarbeit bei der Dateneingabe, falls sie trotzdem erfasst werden. Diese Mehrkosten initial trägt in der Regel der Bauherr bzw. Betreiber, doch sie zahlen sich aus: Ein erweitertes BIM-Modell spart auf lange Sicht Zeit und Geld, da ein nachträgliches Aufmaß und manuelle Datenerfassung viel teurer wären. Für Neubauten empfiehlt es sich daher dringend, BIM konsequent so zu nutzen, dass CAFM-relevante Daten ab Tag 1 der Betriebsphase verfügbar sind. So kann das CAFM-System unmittelbar nach Fertigstellung an den Start gehen und frühzeitig Einsparungen generieren – die anfänglichen Mehrkosten des „Datenaufwands“ im BIM spielen sich schnell wieder ein.

Um den Datenfluss und die Qualität sicherzustellen, etabliert sich in BIM-Projekten die Rolle des BIM-Managers. Dieser koordiniert den Informationsaustausch und achtet darauf, dass die definierten Datenanforderungen eingehalten werden. Erfahrungsgemäß ist ständige Kontrolle nötig, da Absprachen sonst leicht vergessen gehen. Beim Übergang zu CAFM sind u.a. folgende Aspekte zu beachten: Datenverteilung und -pflege (wer pflegt künftig das digitale Modell weiter?), Änderungsmanagement (Updates bei Umbauten sowohl im Modell als auch im CAFM spiegeln) und Versionierung. Manchmal wird nach Bauabschluss das BIM-Modell in vereinfachter Form (als sogenanntes FM-BIM) weitergeführt, das nur noch die FM-relevanten Elemente enthält.

Zusammenfassend bietet BIM für das FM erhebliche Chancen: Verbesserte Datendurchgängigkeit, Vermeidung von Medienbrüchen, visuelle Unterstützung bei der Bewirtschaftung (etwa 3D-Modelle für technische Analysen oder Umbauplanungen) und perspektivisch auch Simulationen (z.B. Energie-Simulation im digitalen Zwilling). Allerdings sind derzeit noch Hürden vorhanden – von fehlenden Standards in Detailfragen über den Aufwand der initialen Datenerfassung bis hin zu kulturellen Barrieren zwischen Bau und Betrieb. Dennoch ist der Trend klar: BIM und CAFM wachsen zusammen, und in Zukunft dürfte es selbstverständlich sein, dass digitale Gebäudemodelle nahtlos in das Informationsmanagement der Bewirtschaftungsphase integriert werden.

CAFM-Systeme und ihre Funktionalitäten

CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management) sind das Herzstück der DV-Unterstützung im FM. Ein CAFM-System besteht im Wesentlichen aus einer zentralen Datenbank und einer Anwenderoberfläche, ergänzt durch diverse Module für spezifische Aufgaben. Die Datenbank enthält sämtliche relevanten Informationen zu Gebäuden, Anlagen, Flächen, Verträgen usw., während die Software-Oberfläche den Zugriff ermöglicht und Funktionen bereitstellt (etwa Eingabe, Abfrage, Auswertung).

• Technisches FM (Instandhaltung, Anlagenbetrieb, Sicherheitstechnik),

• Infrastrukturelles FM (Gebäudebetrieb, Flächen- und Umzugsmanagement, Reinigungs- und Hausmeisterdienste, Schlüsselverwaltung),

• Kaufmännisches FM (Mietvertragsmanagement, Kosten- und Budgetmanagement, Beschaffungen).

• Raum- und Flächenmanagement: Verwaltung aller Räume, Flächenarten, Flächennutzungen und Belegungen. Digitale Raumbücher mit Attributen je Raum (Größe, Nutzung, Kostenstelle, Nutzer etc.) ermöglichen eine exakte Flächenbewirtschaftung. Oft sind CAD-Zeichnungen oder BIM-Pläne hinterlegt, sodass Flächenänderungen visuell nachvollziehbar sind.

• Reservierungsmanagement: Buchung von Räumen (z.B. Konferenzzimmern) oder Ressourcen (Fahrzeuge, Geräte). Das System verhindert Doppelbelegungen und zeigt freie Zeiten an.

• Wartungs- und Instandhaltungsmanagement: Zentrale Planung, Durchführung und Dokumentation von Wartungen und Reparaturen. Alle technischen Anlagen (HLK, Aufzüge, etc.) sind im System erfasst inklusive Wartungsintervallen, Prüfterminen und Historie. Das System generiert Wartungspläne, erinnert an Fälligkeiten und erfasst Störmeldungen sowie durchgeführte Arbeiten. Durch solches Instandhaltungsmanagement lassen sich Ausfälle minimieren und die Lebensdauer von Anlagen verlängern.

• Reinigungsmanagement: Planung und Steuerung von Reinigungsleistungen. Hier werden Reinigungsbereiche, Intervalle und Leistungen definiert. Das CAFM unterstützt z.B. bei der Erstellung von Reinigungsplänen, Zuordnung von Reinigungspersonal und der Dokumentation erbrachter Leistungen.

• Inventar- und Anlagenverwaltung: Verwaltung aller inventarisierten Gegenstände und Anlagen mit ihren Stammdaten (Seriennummer, Standort, Hersteller, Wartungszuständigkeit, Lebenszyklusstatus etc.). Dies geht Hand in Hand mit Instandhaltung – z.B. werden Anlagen mit ihren Wartungsterminen verknüpft. Auch Ersatzteilmanagement kann integriert sein.

• Schließanlagenmanagement: Verwaltung von Schlüsseln, Zutrittskarten und Schließplänen. Es wird abgebildet, welche Türen zu welchen Schließkreisen gehören und welche Person welchen Schlüssel besitzt. Bei elektronischen Schließsystemen kann oft die Programmierung direkt aus dem System erfolgen.

• Umzugsmanagement: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Umzügen. Das System kennt die aktuelle Belegung und kann neue Zuweisungen planen. Checklisten und Umzugsaufträge lassen sich generieren.

• Miet- und Vertragsmanagement: Verwaltung von Mietverträgen (bei vermieteten Immobilien) oder Dienstleistungsverträgen (z.B. Wartungsverträge, Reinigungsverträge). Laufzeiten, Kündigungsfristen und Kosten werden überwacht. Vertragsmanagement-Module helfen, Fristen einzuhalten und Budgets zu planen.

• Kosten- und Budgetmanagement: Erfassung aller im Gebäudebetrieb anfallenden Kosten in einer FM-Kostenstruktur (oft orientiert an DIN 18960/ DIN 276 bzw. GEFMA-Kostengliederung). Budgets können geplant und den Ist-Kosten gegenübergestellt werden. So behält man den Überblick über z.B. Wartungskosten, Energiekosten, Reinigungskosten etc. Die GEFMA 444 hat hierfür z.B. einen Kriterienkatalog "Budgetmanagement und Kostenverfolgung" definiert, den moderne CAFM-Systeme erfüllen.

• Helpdesk und Störungsmanagement: Bereitstellung eines Meldewesens für Benutzer. Beispielsweise können Mitarbeiter via Web oder App Störungen (Defekte, Ausfälle) melden. Das CAFM erstellt daraus Tickets, priorisiert sie und weist sie Technikern zu. Statusverfolgung und Rückmeldung an den Melder sind Teil des Workflows. Ein solches Ticketsystem erhöht die Nachvollziehbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit.

• Sicherheits- und Arbeitsschutzmanagement: Erfassung und Überwachung von Prüfungen (z.B. Feuerlöscher, Aufzüge – Betriebssicherheitsverordnung), Unterweisungen, Fluchtwegeplänen etc. Das System erinnert an Prüftermine und dokumentiert die Erfüllung der Betreiberpflichten, was wichtig für die Rechtskonformität ist.

• Energie- und Umweltmanagement: Sammlung von Energieverbräuchen (Strom, Wasser, Gas) und ggf. Emissionsdaten. Berichte zur Energieeffizienz, Vergleiche zwischen Gebäuden, und Erkennen von Einsparpotenzialen unterstützen Nachhaltigkeitsziele. Integrierte Energiecontrolling-Module können z.B. Grenzwertverletzungen alarmieren oder Lastspitzen analysieren.

• Workplace Management: Insbesondere in Büro-Umgebungen kommen Funktionen für Arbeitsplatzverwaltung hinzu. Im Zuge neuer Arbeitswelten (Flexible Office, Home-Office) bieten einige CAFM-Systeme Module zur Verwaltung von Desk Sharing, Belegungsquoten oder zur Unterstützung von Workplace Experience (z.B. Raumsensoren, Feedback-Apps für Mitarbeiter).

Diese breite Palette an Funktionalitäten zeigt, dass ein CAFM-System eine ganzheitliche Plattform sein kann, die nahezu alle Aspekte des Gebäudebetriebs abbildet. Natürlich wird selten jede Organisation all diese Module nutzen; vielmehr wird eine individuelle Auswahl getroffen basierend auf Bedarf und Wirtschaftlichkeit. Wichtig ist: Die Integration der Module untereinander sorgt dafür, dass Daten nicht redundant vorgehalten werden. Beispielsweise greifen Flächenmanagement, Reinigungsmanagement und Instandhaltung alle auf dieselbe Raumliste zu; Änderungen an Stammdaten wirken sich sofort in allen Bereichen aus.

Als Orientierung hat die GEFMA mit der Richtlinie GEFMA 400 die Grundlagen und Leistungsmerkmale von CAFM definiert. Dort und in der Richtlinie GEFMA 444 (Zertifizierung) sind Module und Funktionsbereiche beschrieben, die als Mindeststandard gelten. Dazu zählen etwa Flächen, Inventar, Wartung, Reinigung, Reservierung, Sicherheit, Helpdesk, Budget/ Kosten und weitere – insgesamt wurden im GEFMA-Whitepaper 2020 15 Funktionskategorien zertifiziert, die ein umfassendes CAFM-System ausmachen.

Es stellen CAFM-Systeme digitale Abbildungen der physischen Welt dar: Jedes Raumobjekt, jedes Gerät, jede Dienstleistung hat sein Pendant in der Datenbank. Durch die Verknüpfung von grafischen Informationen (Plänen) und alphanumerischen Daten entsteht ein vollständiges Bild der Facilities. Mit entsprechenden Auswertungsfunktionen wird daraus ein Management-Werkzeug, das Transparenz schafft, Abläufe steuert und Optimierungspotenziale aufzeigt.

• Zentrale Informationsbasis und Transparenz: Alle Gebäudedaten werden an zentraler Stelle gebündelt und strukturiert erfasst. Dadurch erhalten Verantwortliche eine hohe Transparenz über die aktuelle Situation ihrer Liegenschaften. Man hat jederzeit den Überblick über Flächenbelegung, Zustand der Anlagen, Vertragslaufzeiten, Kosten usw. Dies erleichtert fundierte Entscheidungen und verhindert, dass wichtige Informationen in Excel-Listen oder in Köpfen Einzelner verloren gehen. Informationssilos werden aufgebrochen – jeder Berechtigte kann auf die für ihn relevanten Daten zugreifen.

• Effizienzsteigerung der Prozesse: Viele ehemals manuelle Prozesse werden durch CAFM automatisiert oder digital unterstützt. Beispielsweise läuft die Wartungsplanung softwaregestützt – das System generiert automatisch Wartungsaufträge und erinnert an Termine. Auch Raumbuchungen oder Störungsmeldungen erfolgen elektronisch und nicht mehr per Telefon oder E-Mail. Dies führt zu schnelleren Abläufen bei weniger Personalaufwand. Insbesondere Routineaufgaben (z.B. monatliche Flächenreports oder Wartungschecklisten) werden deutlich beschleunigt. Zudem verbessert die medienbruchfreie Bearbeitung (vom Auftrag bis zum Abschluss) die Effizienz.

• Kostensenkung und Ressourcenoptimierung: Durch besser geplante Instandhaltung können Ausfallzeiten reduziert und teure Ad-hoc-Reparaturen vermieden werden. Optimierte Flächennutzung (z.B. rechtzeitiges Zusammenlegen wenig genutzter Bereiche) spart Miet- oder Betriebskosten. Doppelbelegungen oder ineffiziente Dienstleistereinsätze werden vermieden. Zudem ermöglicht das System eine kontinuierliche Kostenkontrolle: Abweichungen vom Budget werden früh erkannt. Langfristig trägt auch die Lebenszyklusbetrachtung (Lifecycle Costing), die mit CAFM-Daten möglich ist, zu nachhaltigen Einsparungen bei. Kurzum: Gezielte Planung, vorbeugende Maßnahmen und Datenanalysen führen zu signifikanten Betriebskostensenkungen.

• Verbesserte Entscheidungsgrundlagen: CAFM-Systeme liefern umfangreiche Berichte, Kennzahlen und Analysen, die Management-Entscheidungen stützen. Ob es um Investitionen (Renovierungen, Neubau), Outsourcing-Entscheidungen oder energiepolitische Maßnahmen geht – die Daten aus dem System zeigen, wo Handlungsbedarf besteht und welche Option wirtschaftlich sinnvoll ist. Beispielsweise kann anhand von Wartungsdaten entschieden werden, ob der Austausch einer Anlage wirtschaftlicher ist als weitere Reparaturen. Oder Flächendaten können belegen, ob eine neue Anmietung notwendig ist oder Umzüge intern Platz schaffen können. Durch diese Datenbasis werden Entscheidungen objektiver und nachvollziehbarer.

• Compliance und Risikominimierung: Ein oft unterschätzter Vorteil: CAFM hilft, gesetzliche Pflichten und Fristen einzuhalten (Prüfungen nach DIN/VDE, Brandschutzschauen, Arbeitsschutzunterweisungen etc.). Das System erinnert an Termine und dokumentiert die Durchführung. Somit lässt sich nachweisen, dass der Betreiber seinen Verpflichtungen nachgekommen ist. Dies reduziert rechtliche Risiken (Stichwort Betreiberhaftung) erheblich. Auch im Audit-Fall (z.B. ISO-Zertifizierungen, Umwelt-Audits) können die geordneten Nachweise und Reports aus dem CAFM überzeugen.

• Verbesserter Service und Nutzerzufriedenheit: Durch ein strukturiertes Störungsmanagement werden Nutzeranliegen (wie Defekte oder Raumkomfort-Probleme) schneller erfasst und bearbeitet. Nutzer können den Status ihrer Meldungen einsehen und erhalten Rückmeldung, was die Zufriedenheit erhöht. Zudem ermöglicht z.B. ein Buchungssystem transparent verfügbare Ressourcen, was die Servicequalität steigert.

• Strategischer Mehrwert: Langfristig unterstützt CAFM das strategische Facility Management. Mit historischen Daten lassen sich Trends erkennen (etwa steigende Energiekosten, Flächenbedarfentwicklung) und Strategien entsprechend anpassen. Szenarien können durchgerechnet werden (Was passiert bei Reduktion des Portfolios? Welchen Effekt hätte eine Sanierung auf die Instandhaltungskosten?). Damit wird FM mehr als reaktives Verwalten – es wird zu einem proaktiven, strategischen Instrument, das den Kernbetrieb unterstützt.

• Zukunftspotenziale: Die fortschreitende Digitalisierung und Technologietrends erhöhen den Wert von CAFM noch. Insbesondere die Integration mit BIM erlaubt zukünftig noch genauere und visuell unterstützte Planungen. Cloud-Lösungen ermöglichen standortunabhängigen Zugriff und einfache Skalierbarkeit – hilfreich für Unternehmen mit verteilten Standorten. Mobile CAFM-Anwendungen steigern die Reaktionsfähigkeit, weil Daten vor Ort eingegeben und abgerufen werden können. Künstliche Intelligenz schließlich könnte Muster in Nutzungs- oder Verschleißdaten erkennen und predictive Analysen liefern (z.B. Vorhersage von Anlagenstörungen). Diese Potenziale beginnen sich bereits abzuzeichnen und machen CAFM-Lösungen perspektivisch noch wertvoller.

Es lässt sich sagen, dass ein gut eingeführtes CAFM-System Transparenz, Effizienz und Qualität im Facility Management deutlich erhöht. Es schafft die Basis, um Gebäude nachhaltiger, kostengünstiger und nutzerorientierter zu bewirtschaften. Nicht umsonst gilt CAFM heute als essenzielles Werkzeug für professionelle FM-Organisationen.

• Hoher Einführungsaufwand: Die Implementierung eines CAFM-Systems ist kein trivialer Schritt. Zeit- und Kostenaufwand für die Einführung können erheblich sein. Neben Lizenzkosten fallen Projektkosten für die Implementierung, Anpassung an individuelle Bedürfnisse (Customizing) und für die Migration der Daten an. Gerade die Ersterfassung der Bestandsdaten ist aufwendig. Unternehmen müssen bereit sein, diese Anfangsinvestition zu tragen und dürfen den Aufwand nicht unterschätzen – ein häufiger Fehler ist es, die Projektkomplexität zu gering anzusetzen.

• Datenqualität und -pflege: Ein Sprichwort im CAFM lautet: „Garbage in, garbage out.“ Die Qualität der Ergebnisse hängt direkt von der Qualität der eingegebenen Daten ab. Ist die Datenbasis lückenhaft oder veraltet, liefert das System falsche oder irreführende Informationen. Die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität erfordert kontinuierliche Pflege, wie bereits beschrieben. Dies kann zum Dauerproblem werden, wenn Verantwortlichkeiten unklar sind oder personelle Ressourcen fehlen. Viele CAFM-Projekte scheitern daran, dass nach einiger Zeit die Daten nicht mehr aktuell gehalten werden – dann verliert das System schlagartig an Akzeptanz und Nutzen. Datenqualität muss also aktiv gemanagt werden (z.B. durch regelmäßige Audits, Schulung der Dateneingabe etc.).

• Akzeptanz und Veränderungsmanagement: Ein CAFM-System verändert Arbeitsprozesse grundlegend. Mitarbeiter, die zuvor vielleicht mit Papierlisten oder Excel gearbeitet haben, müssen nun mit einer komplexeren Software umgehen. Akzeptanzprobleme können auftreten, wenn der Nutzen nicht klar kommuniziert wird oder die Anwendung als zu kompliziert empfunden wird. Daher ist intensives Change Management nötig: Einbeziehung der Nutzer, ausreichende Schulungen und Support. Ohne diese Begleitmaßnahmen drohen Widerstände oder eine Umgehung des Systems (Parallelführungen). Besonders älteres Personal oder externe Dienstleister tun sich gelegentlich schwer, neue Tools anzunehmen – hier gilt es, durch Usability und Training die Hürden zu minimieren.

• Integration und IT-Probleme: Wie vorher ausgeführt, muss ein CAFM oft in eine bestehende IT-Landschaft integriert werden. Das kann technisch anspruchsvoll sein. Schnittstellenprobleme gehören zu den aktuellen Herausforderungen – etwa wenn ein Update einer Software die Schnittstelle lahmlegt oder Datenformate nicht kompatibel sind. Die Schaffung stabiler Schnittstellen erfordert Know-how und oft individuelle Programmierung. Außerdem muss die Performance des Systems gewährleistet sein, wenn z.B. große Gebäudemodelle (BIM) geladen werden.

• Flexibilität vs. Standardsoftware: Viele CAFM-Produkte sind Standardsoftware, die jedoch in jedem Unternehmen etwas anders eingesetzt wird. Die eigene FM-Organisation muss sich teils an die Logik der Software anpassen, was nicht immer ideal ist. Alternativ kann die Software angepasst werden, was jedoch zu aufwändigem Customizing führt, das zukünftige Updates erschwert. Hier den richtigen Weg zu finden (möglichst viel mit Standards abbilden, nur wo nötig Individualisierung) ist eine Herausforderung.

• Laufende Kosten: Neben den Einführungsinvestitionen verursacht CAFM laufende Kosten: Pflegeverträge, Updates, Support, ggf. Hostinggebühren (bei Cloudlösungen). Auch das Personal, das das System betreut (CAFM-Manager) bindet Ressourcen. Diese Kosten müssen durch Einsparungen und Nutzen des Systems gerechtfertigt werden. Daher fragen sich kleinere Unternehmen manchmal, ob sich ein großes CAFM für sie rentiert – in solchen Fällen kann ggf. eine kleinere Lösung oder Software-as-a-Service-Modell sinnvoller sein.

• Komplexität des Systems: Ein umfassendes CAFM mit vielen Modulen ist komplex in der Bedienung. Nicht jeder Nutzer benötigt jede Funktion, und die Oberfläche kann schnell überfrachtet wirken. Die Usability ist ein Thema: Einige ältere CAFM-Systeme gelten als weniger benutzerfreundlich, was die Lernkurve verlängert. Moderne Systeme versuchen mit Weboberflächen und vereinfachten Apps gegenzusteuern. Dennoch bleibt: Die Einführung ist komplex, weil viele Prozesse neu gedacht werden müssen und das System entsprechend konfiguriert werden muss.

• Anpassung an Änderungen: Die Welt des FM ändert sich (organisatorische Änderungen, neue rechtliche Vorgaben, Erweiterungen des Immobilienbestands). Das CAFM-System muss mitwachsen. Gibt es größere Änderungen (z.B. Umstrukturierung des Unternehmens, Outsourcing von FM-Leistungen, neue ESG-Nachweispflichten), so muss das im System abgebildet werden. Das erfordert entweder im System flexible Strukturen oder Nacharbeiten in der Datenstruktur. Fehlende Flexibilität kann hier zum Hemmnis werden.

• Datensicherheit und Datenschutz: Mit einem CAFM werden teils sensible Daten zentral gespeichert – etwa Gebäudesicherheitsdaten, Personenbezogene Daten (wenn Mitarbeiter in Raumplänen verzeichnet sind) oder vertrauliche Vertragsdaten. Dies macht das System zu einem lohnenden Angriffsziel. Gerade cloudbasierte Lösungen stoßen hier auf Vorbehalte, wie z.B. öffentliche Verwaltungen verdeutlichen. Es müssen hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden (Zugriffsschutz, Verschlüsselung, regelmäßige Backups). Cybersecurity ist somit auch im CAFM-Kontext ein Thema. Zudem gilt es, Datenschutzregelungen (EU-DSGVO etc.) einzuhalten – etwa wenn Sensoren Bewegungsdaten aufzeichnen oder Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen personalisiert erfasst werden.

• Fehlende Standardisierung und Interoperabilität: Obwohl wir oben Datenstandards loben, ist die Realität noch nicht vollkommen standardisiert. Proprietäre Lösungen unterschiedlicher Hersteller sind nicht immer 100% kompatibel. Beispielsweise tauschen zwei CAFM-Systeme nicht ohne weiteres ihre Daten aus, wenn ein Unternehmen den Anbieter wechseln möchte – es bedarf dann oft Migrationsprojekte. Auch BIM-zu-CAFM ist noch Lernfeld, wie erwähnt, und Schnittstellenstandards wie CAFM-Connect müssen sich erst in der Breite durchsetzen.

Aktuell diskutierte Problemstellungen umfassen zudem die Integration neuer Technologien: Wie binden wir IoT flächendeckend ein? Welche Datenflut kommt durch Sensoren und wie filtern wir relevante Informationen? Wie setzen wir KI im FM sinnvoll ein, ohne uns auf Black-Box-Entscheidungen zu verlassen? Dies sind zukünftige Herausforderungen, die aber auf einem soliden CAFM-Grundgerüst angegangen werden können.

• GEFMA 420 – Einführung eines CAFM-Systems: Leitfaden der German Facility Management Association (GEFMA) zur systematischen Einführung von CAFM-Software vom Konzept bis zur Implementierung. Enthält Empfehlungen zur Pflichtenhefterstellung, Projektorganisation und Umsetzungsschritten bei CAFM-Projekten.

• GEFMA 430 – Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen: Richtlinie mit Hinweisen zum Aufbau und zur Pflege der Datenbasis für CAFM. Betonung von Datenqualität, Datenstruktur und effizienten Datenprozessen als Schlüssel für erfolgreiches FM. Gibt Empfehlungen, welche Daten in welcher Struktur vorzuhalten sind, und wie Datenaktualität und Datenschutz sichergestellt werden.

• GEFMA 444 – Zertifizierung von CAFM-Softwareprodukten: Definiert Mindeststandards und Prüfkriterien für CAFM-Software. Umfasst Kataloge (z.B. Flächenmanagement, Instandhaltung, Budgetmanagement etc., aktuell 18 Kriterienkataloge) nach denen Software getestet wird. Seit neuestem enthält es auch BIM-Datenverarbeitung (Katalog A15) als Kriterium, was die Unterstützung von IFC/modellbasierten Formaten fordert.

• GEFMA 470 – Austausch digitaler Daten im FM: Standardisiert die Anforderungen und nutzbaren Technologien für den elektronischen Datenaustausch in der Nutzungsphase von Immobilien. Behandelt Stammdaten (alphanumerisch/grafisch) und dynamische Prozessdaten sowie Schnittstellen zwischen verschiedenen IT-Systemen. Ziel ist die Reduzierung von Individual-Schnittstellen und händischem Nacharbeiten beim Datenaustausch.

• GEFMA 926 – BIM im FM (Whitepaper): Weißbuch der GEFMA, das Building Information Modeling aus Sicht des Facility Managements beleuchtet. Diskutiert Nutzen von BIM in der Betriebsphase, Voraussetzungen für BIM-to-FM, relevante Begriffe, Datenformate (z.B. IFC, COBie) und Schnittstellen. Bietet Orientierung, wie BIM-Methoden in Bestandsimmobilien und im laufenden Betrieb eingesetzt werden können.

• DIN EN ISO 16739 (IFC): Offizieller ISO-Standard für Industry Foundation Classes, das zentrale Datenformat für BIM-Modelle. In Europa 2017 als EN-Norm anerkannt. Legt das konzeptionelle Schema für den Bauwerksdaten-Austausch fest, inklusive Gebäudeelemente, Eigenschaften und Geometrien. Wichtig für die Kompatibilität zwischen CAD/BIM-Software und FM-Systemen.

• COBie (Construction-Operations Building Information Exchange): Internationaler Standard zur Übergabe von Gebäudeinformationen an das FM. Liefert eine strukturierte Sammlung von Betriebsdaten (Räume, Anlagen, Wartungspläne, Ersatzteile, Kontakte) üblicherweise in Tabellenform. Ziel ist, definierte Datensätze vom Bauprojekt an den Betreiber zu übergeben, um den Systemstart im FM zu erleichtern.

• DIN EN ISO 19650: Normenreihe für Organisation von Bauwerksdaten und Informationsmanagement mit BIM. Enthält Leitlinien, wie Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks zu managen sind – von Planung über Bau bis Betrieb. Fördert ein einheitliches Vorgehen beim Informationsaustausch und Versionierung, was gerade an Schnittstelle Planung–Betrieb wichtig ist.

• DIN 32736 – Gebäudemanagement Begriffe und Leistungen: Deutsche Norm, die die Begriffsbestimmungen im FM vereinheitlicht und das Leistungsspektrum in technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement unterteilt. Schafft ein gemeinsames Vokabular – grundlegend auch fürs Pflichtenheft und für Software, die diese Kategorien abbilden soll.

• DIN EN ISO 41011 / 41012 / 41013: Internationale FM-Normen (ehemals EN 15221-Reihe) zu Begriffsdefinitionen (41011), Leitfäden und Vereinbarungen im FM (41012) und Qualitätsbewertung (41013). Helfen dabei, FM-Prozesse standardisiert zu strukturieren, was indirekt auch für Datenstrukturen relevant ist.

(Die oben genannten Standards und Richtlinien sind auszugsweise dargestellt. Sie bieten einen Rahmen, um DV-Lösungen im Facility Management auf Best Practices auszurichten.)