Historische Entwicklung des Facility Managements

• Obwohl das moderne Facility Management erst im späten 20. Jahrhundert als solches definiert wurde, lassen sich seine Wurzeln bis weit in die Geschichte zurückverfolgen. Schon in der Antike – etwa beim Bau und Unterhalt monumentaler Bauwerke wie der Pyramiden von Gizeh oder des Kolosseums – war eine organisierte Instandhaltung und Verwaltung notwendig. Im Mittelalter und der Renaissance übernahmen Schlossverwalter und Kirchenkastellane die Pflege großer Gebäude, was als frühe Vorform eines technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements gelten kann.

• Diese historischen Vorläufer verdeutlichen, dass die Aufgaben, die wir heute dem Facility Management zuordnen, im Kern seit jeher existieren: Wartung, Reinigung, Sicherheit und Betreibung von Liegenschaften. Allerdings fehlte in früheren Epochen noch ein übergreifendes Konzept oder eine einheitliche Begrifflichkeit für diese Tätigkeiten. Es handelte sich zumeist um individuell geregelte Hausverwaltungs- oder Hausmeisterdienste, oft ohne strategische Einbindung in eine Organisationsstruktur.

• Erst mit der Industrialisierung im 19. Jahrhundert und dem Aufkommen großer Fabrikanlagen und Verwaltungsbauten stieg der Bedarf nach professioneller Gebäudeverwaltung deutlich an. Die zunehmende Komplexität von Fabriken, Bahnhöfen, Bürohäusern und öffentlichen Einrichtungen erforderte spezialisierte Kenntnisse, um Betriebssicherheit und Effizienz zu gewährleisten. Insbesondere im ausgehenden 19. und frühen 20. Jahrhundert etablierten sich in Unternehmen Abteilungen für Instandhaltung und Gebäudebetrieb, um die technischen Anlagen (z.B. Elektrizität, Heizung, Aufzüge) zuverlässig zu betreiben. Dennoch blieb die Verantwortung hierfür oft fragmentiert – technische Belange wurden getrennt von kaufmännischen Fragen der Liegenschaftsverwaltung behandelt. Ein integratives Managementkonzept im heutigen Sinne fehlte noch.

• Ein wichtiger wirtschaftlicher Treiber, der die Vorstufen des FM beeinflusste, war die Kosteneffizienz: Bereits früh wurde erkannt, dass ein gut gepflegtes Gebäude langfristig Kosten spart (z.B. durch Vermeidung von Schäden oder Energieeinsparungen). Im öffentlichen Sektor führten zudem regulatorische Anforderungen – etwa Brandschutzvorschriften oder Arbeitsschutzbestimmungen – dazu, dass Gebäude systematischer bewirtschaftet werden mussten. Dennoch blieb bis Mitte des 20. Jahrhunderts die Auffassung verbreitet, dass Tätigkeiten rund um Gebäude eher zum notwendigen Betriebsmittel zählten und nicht zu den wertschöpfenden Kernaufgaben einer Organisation.

• Die offizielle Geburtsstunde des modernen Facility Managements wird häufig auf die späten 1970er Jahre datiert. In dieser Zeit formierte sich in den USA eine Bewegung, die die Vielzahl von unterstützenden Gebäudedienstleistungen unter einem gemeinsamen Management-Ansatz bündeln wollte. Eine Schlüsselrolle spielte dabei das Möbelunternehmen Herman Miller: 1978 organisierte dessen Forschungstochter eine Konferenz mit dem Titel „Facility Influence on Productivity“, auf der erstmals der Einfluss der Arbeitsumgebung auf die Produktivität diskutiert wurde. Aus diesem Umfeld ging 1979 in Ann Arbor (Michigan) das Facility Management Institute (FMI) hervor – eine Institution, die das Ziel verfolgte, FM als neue Managementwissenschaft und professionelle Tätigkeit zu etablieren. Dem FMI wird allgemein die Prägung des Begriffs „Facilities Management“ zugeschrieben, und einer seiner Protagonisten – David Armstrong – gilt manchen als inoffizieller „Vater des Facility Management“. Er erkannte früh, dass die Gestaltung und Bewirtschaftung der Arbeitsumgebung strategische Bedeutung für Unternehmen hat.

• Parallel zur akademischen Auseinandersetzung entstand der Bedarf, die noch junge Disziplin auch organisatorisch zu verankern. Ein entscheidender Meilenstein war die Gründung der ersten Berufsverbände: 1980 fand sich in den USA eine Gruppe von Pionieren zusammen (u.a. George Graves, Charles Hitch und David Armstrong), um die National Facility Management Association (NFMA) ins Leben zu rufen. Dieses Datum markiert einen Wendepunkt, denn nun wurde FM als eigene Profession sichtbar. Bereits zwei Jahre später – mit Gründung der ersten kanadischen Chapter – benannte sich der Verband in International Facility Management Association (IFMA) um. IFMA setzte von Beginn an auf Standardisierung, Networking und Weiterbildung, um dem noch unterdefinierten Berufsbild Konturen zu geben. 1986 veröffentlichte IFMA eine erste offizielle Begriffsbestimmung von FM, was half, das Tätigkeitsfeld zu umreißen.

• Währenddessen gab es auch erste kommerzielle Vorreiter: Bereits in den 1950er Jahren hatte die US-Fluggesellschaft Pan American World Airways mit ihrer Tochterfirma Pan Am World Services (PAWS) begonnen, als externer Dienstleister Militärliegenschaften (für die U.S. Air Force) ganzheitlich zu bewirtschaften. PAWS kann als erstes Facility-Management-Unternehmen gelten, das Wartung, Reinigung und Betrieb im Auftrag eines Kunden übernahm – lange bevor der Begriff dafür geprägt wurde. Dieses Beispiel zeigt, dass Outsourcing von infrastrukturellen Aufgaben keine Erfindung der Neuzeit ist; neu war Ende des 20. Jahrhunderts jedoch die systematische Betrachtung und Bündelung solcher Leistungen unter einem Management-Dach.

• Technologische Treiber spielten in den 1970er und 1980er Jahren ebenfalls eine große Rolle bei der Entstehung des FM. Insbesondere das Aufkommen von Großraumbüros mit Systemmöbeln (Stichwort: „Bürowaben“ bzw. Cubicles) sowie der Einzug von Computerterminals am Arbeitsplatz veränderten die Anforderungen an die Büroumgebung grundlegend. Plötzlich mussten Personen in Unternehmen koordiniert werden, um Arbeitsplätze effizient neu zu gestalten, Umzüge zu organisieren und die technische Infrastruktur (etwa Rechenzentren, Klimatisierung für Computer) bereitzustellen. Diejenigen, die mit der Organisation der neuen Arbeitswelt betraut waren, standen vor völlig neuartigen Herausforderungen, doch es gab zunächst keine Informationsquelle oder Institution, die hierfür Richtlinien bot. Dies schuf den Nährboden für das entstehende Facility Management: man erkannte, dass zur Betreuung der hochgradig technisierten Büroumgebung eigene Fachleute und Konzepte benötigt wurden.

• Wirtschaftliche Treiber dieser Zeit waren u.a. die Idee der Produktivitätssteigerung und Kostensenkung. Unternehmen suchten nach Wegen, ihre unterstützenden Prozesse effizienter zu gestalten, um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können. FM wurde als Hebel gesehen, durch bessere Flächennutzung, reduzierte Betriebskosten (etwa Energie) und optimierte Arbeitsbedingungen die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. So stand beispielsweise das oben erwähnte Herman-Miller-Symposium 1978 explizit unter dem Thema Produktivitätseinfluss der Gebäudeumgebung.

• International begann sich der FM-Gedanke allmählich zu verbreiten. Großbritannien entwickelte sich in Europa zum Vorreiter: Mitte der 1980er tauchte dort der Begriff Facility Management erstmals in der Unternehmenswelt auf. 1985 wurde im UK die erste Interessensvertretung für Facility Manager gegründet – hieraus ging später die Association of Facilities Managers (AFM) hervor. Wenige Jahre danach, 1990, entstand parallel das Institute of Facilities Management (IFM) als weiterer britischer Fachverband. Diese beiden Organisationen schlossen sich schließlich 1993 zusammen: Am 1. September 1993 wurde ihre Fusion formalisiert und Anfang 1994 der gemeinsame Verband British Institute of Facilities Management (BIFM) offiziell aus der Taufe gehoben. Mit BIFM verfügte auch Europa über einen zentralen FM-Berufsverband, und Großbritannien nahm in den 1990ern eine führende Rolle bei FM-Weiterbildung und -Zertifizierung ein. So wurden in UK früh Berufsbilder definiert, Qualifikationsrahmen entwickelt und auch erste Qualitätsstandards für FM-Dienstleistungen diskutiert.

• In Deutschland war die Entwicklung zeitversetzt, aber ähnlich dynamisch. Mitte der 1980er Jahre schwappte die Idee des FM nach Kontinentaleuropa über und auch hierzulande erkannte man das Potential von Qualitätsverbesserungen und Einsparungen bei allen nicht zum Kerngeschäft zählenden Tätigkeiten. Ein wichtiges Indiz für das wachsende Interesse war die Gründung des Deutschen Verbandes für Facility Management (GEFMA) im Jahr 1989. Acht Vordenker hoben im Dezember 1989 in Stuttgart die GEFMA e.V. aus der Taufe. Diese Gründung kann als Geburtsstunde des Facility Managements in Deutschland gelten – ähnlich wie die Gründung von IFMA 1980 in den USA ein Signal für die Etablierung des Berufsbilds war. GEFMA verstand sich von Beginn an als Branchenverband, der ein heterogenes Spektrum an Unternehmen und Fachleuten unter einem Dach vereint. Die Anfangsjahre waren zwar turbulent, und es gab anfangs Unsicherheiten sowie Fluktuationen in der Mitgliedschaft. Doch ab Mitte der 1990er, nach einer Phase der Neuorientierung, entwickelte sich GEFMA zunehmend positiv und wurde zur zentralen Plattform für FM in Deutschland.

• Bereits mit der GEFMA-Gründung begann in Deutschland eine Begriffsdebatte: Was genau umfasst Facility Management? Wo liegen Abgrenzungen zu bestehenden Disziplinen wie Hausverwaltung, Gebäudetechnik oder Immobilienmanagement? GEFMA setzte sich zum Ziel, den FM-Gedanken zu verbreiten und ein einheitliches Begriffsverständnis zu schaffen. 1996 veröffentlichte der Verband mit der GEFMA-Richtlinie 100 erstmals einen Leitfaden, der die wichtigsten Begriffe und Leistungen des Facility Managements für den deutschen Markt definierte. Diese Richtlinie half dabei, Kernleistungen (technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement) einzuordnen und abzugrenzen. Forschung und Lehre an Hochschulen wurden nun verstärkt aufmerksam auf FM, erste Fachpublikationen erschienen, und es entstanden die ersten FM-Studiengänge an deutschen Hochschulen (vor allem an Fachhochschulen gegen Ende der 1990er Jahre). Damit war FM in Deutschland innerhalb eines Jahrzehnts vom unbekannten Anglizismus zu einem etablierten Begriff geworden, der von Unternehmensleitungen, Einkauf und technischen Leitern ernst genommen wurde.

• Globale Vernetzung der FM-Community: Die IFMA wuchs rasant und überschritt früh die Marke von 10.000 Mitgliedern (1992). Sie dehnte ihre Aktivitäten auf Europa und Asien aus – so fand 1992 die erste IFMA-Europakonferenz in Brüssel statt. Erstmals wurden auch IFMA-Chapter außerhalb Nordamerikas gegründet (das erste 1992 in Hongkong). IFMA führte 1992/93 das Certified Facility Manager (CFM)-Zertifikat ein, um die Qualifikation von FM-Fachleuten zu standardisieren, und bereits 1995 startete die jährliche World Workplace-Konferenz als globales Branchentreffen.

• Parallel dazu formierten sich in vielen Ländern eigene nationale FM-Verbände: etwa AFNOR in Frankreich, IFMA Japan (1990 gegründet), HFMS in den Niederlanden (heute FMN) und weitere. Um diese internationalen Aktivitäten zu koordinieren, wurde schließlich EuroFM, das European Facility Management Network, gegründet – informell initiiert 1987 und offiziell registriert 1993 in den Niederlanden. EuroFM brachte europäische Verbände, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen, um Erfahrungsaustausch und Forschung zu fördern. Diese Netzwerke trugen maßgeblich dazu bei, FM weltweit bekannt zu machen und Best Practices grenzüberschreitend zu verbreiten.

• Professionalisierung und Ausbildung: In den 90ern stieg die Anzahl der Bildungsangebote rapide. In den USA entstanden erste universitäre Programme und Lehrpläne für FM (IFMA hatte 1985 bereits ein Model Curriculum in Arbeit, das dann in Hochschulen einfloss). In Großbritannien boten Institutionen wie der Henley Management College und später mehrere Universitäten spezialisierte Kurse oder Diplome in Facilities Management an. In Deutschland wurde FM anfangs im Rahmen von Weiterbildung (z.B. Lehrgänge der TÜV-Akademie) gelehrt, bevor um die Jahrtausendwende die ersten Diplom-Studiengänge (z.B. in Gelsenkirchen, Nürtingen, Kaiserslautern) starteten. 1998 wurde FM als eigenes Studienfach im Hochschulbereich anerkannt, und heute (Stand 2025) bieten rund 22 deutsche Hochschulen Facility-Management-Studiengänge an. Diese Akademisierung untermauerte den wissenschaftlichen Anspruch des Fachs: FM entwickelte sich zu einer interdisziplinären Disziplin, die Elemente des Wirtschaftsingenieurwesens, der Betriebswirtschaft, der Architektur/Technik und der Verwaltungswissenschaft vereint.

• Standardisierung der Begriffe und Leistungen: In den 1990ern reifte die Erkenntnis, dass es verbindlicher Definitionen und Standards bedarf, um FM abzugrenzen und vergleichbar zu machen. Nationale Normungsinstitute begannen sich des Themas anzunehmen. In Großbritannien etwa wurden erste BSI-Standards für Wartungsmanagement und Property Management erarbeitet, die den Weg für FM-Normen ebneten. International schlossen sich 1996 Experten unter dem Dach der ISO zusammen, um an einer globalen FM-Definition zu arbeiten – ein Prozess, der jedoch mehrere Jahre in Anspruch nehmen sollte (siehe Abschnitt zu 2000er/2010er für die Vollendung als ISO-Norm). In Deutschland leistete GEFMA mit ihren Richtlinien Pionierarbeit: Neben der erwähnten GEFMA 100 (Begriffserläuterungen) folgten in den späten 90ern weitere Richtlinien, z.B. zu Ausschreibungen und Verträgen, Qualitätsmanagement im FM oder spezifischen Themen wie Flächenmanagement. Daneben engagierte sich auch der VDI (Verein Deutscher Ingenieure): Dessen Fachgesellschaft Bauen und Gebäudetechnik widmete sich seit den 1990ern ebenfalls dem FM, was 1997 in die vielbeachtete VDI-Richtlinie 3810 („Betrieb und Instandhaltung von Gebäuden“) mündete. Dadurch flossen ingenieurwissenschaftliche Methoden (Lebenszyklusbetrachtung, Instandhaltungsstrategien etc.) in das FM ein.

• Ökonomische und organisatorische Trends: Die 1990er standen im Zeichen von Reorganisation und Outsourcing. Viele Unternehmen konzentrierten sich auf ihr Kerngeschäft und lagerten Unterstützungsfunktionen an Spezialisten aus. Facility Management – als Bündel diverser Sekundärleistungen – war prädestiniert für Outsourcing-Modelle. In den USA und Großbritannien entstanden in dieser Zeit zahlreiche FM-Dienstleister, die Multi-Service-Angebote schnürten. Einige davon waren ursprünglich Tochterfirmen großer Konzerne oder Ausgründungen: So gründete die Telekom 1995 die DeTeImmobilien (für das eigene Immobilienmanagement), die Deutsche Bahn 1998 die DB Services, Siemens formierte eine eigene Gebäudemanagement-Einheit usw.. Interessanterweise zielten diese Einheiten bald darauf nicht nur auf die Betreuung der eigenen Liegenschaften, sondern auch auf den Drittmarkt – etwa Lufthansa Gebäudemanagement, das später auch für externe Kunden arbeitete. In Deutschland führte dieser Trend um die Jahrtausendwende sogar zur Auslagerung ganzer Werks- und Liegenschaftsabteilungen: Ehemals interne Bauabteilungen großer Industrieunternehmen wurden eigenständige FM-Servicefirmen, teils in Kooperation mit externen Partnern. Gleichzeitig professionalisierten sich die internen Bau- und Betriebsabteilungen (Facility Management Abteilungen) der großen Unternehmen, um besser mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten.

• Wachstum der FM-Branche: Durch Outsourcing und Marktnachfrage wuchs eine regelrechte Branche für Facility Services heran. In den späten 1980ern und 1990ern kamen in Deutschland z.B. Unternehmen wie Hochtief Facility Management (gegründet 1994 als Tochter des Baukonzerns Hochtief) oder HSG (Holzmann Service GmbH) als Tochter von Philipp Holzmann AG auf – beide ursprünglich aus der Bauindustrie stammend. Diese Unternehmen entwickelten sich rasch zu bedeutenden Marktakteuren. Hochtief FM betreute Großimmobilien technischer Art, während HSG (später Teil von Bilfinger) infrastrukturelle Dienste anbot. In ihrer Anfangszeit erzielten sie jeweils bereits hohe dreistellige Millionenumsätze. Ähnliches geschah international: Der dänische Dienstleister ISS (initial ein Reinigungsunternehmen) expandierte weltweit mit integriertem FM-Angebot, Sodexo (Frankreich) erweiterte Catering um Gebäudedienste, Johnson Controls (USA) und Jones Lang LaSalle bzw. CBRE (USA/UK) etablierten sich in den 90ern im Bereich Corporate Real Estate Services inkl. FM. Die FM-Branche professionalisierte sich auch durch Verbände der Dienstleister – in Großbritannien z.B. durch die Facilities Management Association (FMA) als Interessenvertretung der Service-Unternehmen.

• Praxis-Erkenntnisse und Forschung: Mit der zunehmenden praktischen Erfahrung bildeten sich in den 90ern wichtige praxisbezogene Erkenntnisse heraus. Man erkannte beispielsweise die Bedeutung klar definierter Service Level Agreements (SLAs) in FM-Verträgen, um die Qualität externer Leistungen sicherzustellen. Ebenso wurde der Nutzen von Kennzahlen (KPIs) und Benchmarking deutlich: IFMA und andere führten branchenspezifische Benchmark-Reports ein, die Vergleiche von Flächenkosten, Reinigungskosten pro m², Energieverbrauch etc. ermöglichten. Diese Kennzahlen halfen FM-Managern, ihre Erfolge zu belegen und Einsparpotenziale aufzuzeigen. Wissenschaftlich rückten zudem Themen wie Nutzerzufriedenheit und Arbeitsproduktivität durch FM-Maßnahmen ins Interesse – etwa Studien, ob gute FM-Leistungen die Mitarbeiterzufriedenheit und Leistung positiv beeinflussen. Das Jahrzehnt sah auch die Gründung erster Fachzeitschriften und Konferenzen: Die International Journal of Facility Management (später andere Journals) wurde lanciert, in Deutschland erschien 1996 erstmals die Zeitschrift Facility Management. Konferenzen wie die FM-Messe (ab 1998 in Frankfurt) oder die EuroFM-Konferenz EFMC (European Facility Management Conference, ab 2002) boten Plattformen für Austausch zwischen Wissenschaft und Praxis.

• Technologischer Fortschritt – CAFM entsteht: Ein entscheidender Impuls der 90er war die Nutzung der Informationstechnologie im FM. Mit der Verbreitung von Personalcomputern und Netzwerksoftware konnten FM-Aufgaben deutlich effizienter gestaltet werden. Es entstanden die ersten CAFM-Softwarelösungen (Computer Aided Facility Management). Solche Systeme kombinierten CAD-Pläne von Gebäuden mit Datenbanken – z.B. um Flächennutzung, Inventare, Wartungspläne und Reinigungszyklen digital zu verwalten. Frühe Pioniere in diesem Bereich waren etwa Archibus (USA, bereits ab 1983 verfügbar) oder CAFM-Systeme deutscher Anbieter, die Mitte der 90er aufkamen. Diese Software erleichterte z.B. die Planung von Umzügen, das Verfolgen von Arbeitsaufträgen (Work Orders) und die Dokumentation von Anlagenwartungen. Dadurch professionalisierte sich das Informationsmanagement im FM erheblich: Man konnte nun fundierte Entscheidungen aufgrund von Daten treffen (z.B. Auslastung von Büroflächen analysieren oder Wartungszyklen optimieren). In Deutschland begleitete GEFMA diese Entwicklung, indem sie eine Richtlinie für CAFM entwickelte. Später entstand der Standard GEFMA 444, ein Zertifizierungskatalog für CAFM-Software, um Qualitätskriterien für solche Systeme festzulegen (diese Zertifizierung wurde erstmals 2004 vergeben und wird seitdem regelmäßig aktualisiert).

• Gleichzeitig legte die Dekade die Grundlagen für eine weitere Standardisierung: Die Idee eines gemeinsamen europäischen Normenwerks nahm Gestalt an, und „Facility Management“ wurde spätestens ab Ende der 90er zu einem geläufigen Begriff auch in der breiten Wirtschaft.

• Organisatorische Konsolidierung und Marktkonzentration: Die FM-Branche begann sich zu konsolidieren. Viele der in den 90ern entstandenen Dienstleister wurden nun Teil größerer Konzerne oder fusionierten. Beispielhaft kaufte 2005 die Hochtief AG den Dienstleister HSG und baute damit ihre FM-Sparte massiv aus – diese wurde später als Hochtief Facility Management selbst wieder verkauft (2013 an den französischen SPIE-Konzern). Ähnlich erwarb der schwedische Investor EQT 2008 die FM-Sparte von Bilfinger (zu der HSG gehörte) und formte daraus die eigenständige Apleona (die zeitweise unter Bilfinger Berger FM firmierte). Dadurch konzentrierte sich der Markt in Deutschland auf einige große Anbieter, die jeweils über Milliardenumsätze verfügten.

• Zwei Beispiele: Hochtief FM (heute SPIE Deutschland) und Apleona erwirtschaften je >1,5 Mrd. € Jahresumsatz in Deutschland. Auch traditionelle Familienunternehmen des infrastrukturellen Facility Services wuchsen enorm – etwa die Dr. Sasse AG in München, die als ehemals kleines Reinigungsunternehmen mittlerweile über 100 Mio. € Umsatz macht und europaweit expandiert. Zudem führte der Eintritt internationaler Player (ISS, Sodexo, Cofely/ENGIE etc.) zu mehr Wettbewerb. Diese Marktkonsolidierung brachte Vorteile in Form von Skaleneffekten und bundesweiter Abdeckung, rief aber auch die Aufgabe hervor, Qualitätsstandards über verschiedene Standorte einheitlich zu halten.

• Ausweitung der FM-Konzepte in neue Sektoren: In den 2000ern drang FM verstärkt auch in Bereiche vor, die zuvor weniger im Fokus standen, z.B. öffentliche Einrichtungen. Kommunen und staatliche Verwaltungen begannen, Prinzipien des Facility Managements auf Schulen, Universitätsgebäude, Ämter und Militärliegenschaften anzuwenden, um Effizienzpotenziale zu heben. Öffentliche-private Partnerschaften (ÖPP, bzw. im UK Private Finance Initiative, PFI) wurden populär: Private FM-Dienstleister übernahmen im Rahmen von PPP-Projekten Bau und Betrieb von öffentlichen Gebäuden (z.B. Gefängnisse, Kliniken, Verwaltungsbauten) über lange Vertragszeiträume. In Großbritannien trieb das PFI-Programm seit Mitte der 90er diese Entwicklung stark voran, in Deutschland wurden um 2005 herum die ersten ÖPP-Schulbauprojekte inkl. FM realisiert. Die öffentliche Hand erkannte, dass durch professionelles FM der Instandhaltungsstau reduziert und die Lebenszykluskosten gesenkt werden können. Dies steigerte die Nachfrage nach FM-Know-how auch im Behördenbereich.

• Gleichzeitig professionalisierten sich Inhouse-FM-Organisationen: Viele Großunternehmen, die in den 90ern Teile des FM outgesourct hatten, richteten nun steuernde Einheiten ein, um die Leistung externer Provider zu überwachen (Stichwort: Auftraggeberkompetenz). FM-Controller prüften KPIs, und es entstanden qualitätsorientierte Vergabemodelle, etwa Mischung aus Fixpreis und Bonus/Malus-Systemen für Dienstleister.

• Standardisierung und Normierung: Einer der bedeutendsten Fortschritte der 2000er war die Entwicklung formaler Standards auf europäischer Ebene. Unter Federführung des CEN (European Committee for Standardization) erarbeitete das Technische Komitee CEN/TC 348 „Facility Management“ eine Normenreihe, die schließlich als EN 15221 publiziert wurde. Bereits 2006 erschienen die ersten Teile: EN 15221-1:2006 „Begriffe und Definitionen“ legte eine europaweit einheitliche Terminologie für FM fest, und EN 15221-2:2006 gab Leitlinien zur Vorbereitung von FM-Verträgen. In den Folgejahren kamen weitere Teile hinzu, z.B. EN 15221-3:2011 „Leitfaden für Qualitätsbewertungen im FM“, EN 15221-6:2011 „Flächen- und Flächenmessung im FM“ und EN 15221-7:2012 „Leistungsbenchmarks“. Diese Normenserie definierte zum ersten Mal verbindlich, was unter FM und FM-Leistungen zu verstehen ist. Gemäß EN 15221-1 ist Facility Management „die Integration von Prozessen, die das Hauptgeschäft einer Organisation unterstützen“. Damit wird ausdrücklich betont, dass FM ein Geschäftsmodell zur zentralen Organisation von Unterstützungsleistungen ist. Alle Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören, aber für dessen Durchführung notwendig sind – sog. Sekundärprozesse mit Nutzer- oder Infrastrukturbezug – fallen demnach unter FM. Beispiele sind Reinigungsdienste, Catering, Empfang/Sicherheit oder Workplace Management (aus Nutzersicht) sowie Betrieb von gebäudetechnischen Anlagen, Wartung, Flächenmanagement (aus Infrastruktursicht).

• Deutschland spielte bei der europäischen Normung eine aktive Rolle: Vertreter von GEFMA, RealFM, VDI, dem Bundesverband der Ingenieur- und Beratungsunternehmen (VBI) u.a. waren in die Erarbeitung eingebunden. 2011 wurde schließlich EN 15221-1 auch als Deutsche Norm DIN EN 15221 übernommen und damit offiziell hierzulande gültig. Die Normierung half enorm, das Verständnis von FM in der Breite zu schärfen – nun gab es eine verbindliche Definition, die gerade in Grenzbereichen (z.B. Abgrenzung zu „Objektbetreuung“ oder Hausmeistertätigkeiten) Klarheit schuf. Darüber hinaus entstanden in den 2000ern branchenspezifische Zertifikate: IFMA etablierte 2004 das Facility Management Professional (FMP)-Zertifikat für Einsteiger und 2011 das Sustainability Facility Professional (SFP) für Nachhaltigkeitskompetenzen. In Deutschland führte GEFMA ein Zertifikat für Facility Manager (GEFMA) ein, und auch IHKs boten Fortbildungen zum „Fachwirt Facility Management“ an.

• Erweiterung des FM-Aufgabenspektrums: Die 2000er brachten auch neue Aufgabenfelder ins FM, die zuvor keine große Rolle spielten. Zum einen rückte das Thema Risikomanagement und Sicherheit in den Vordergrund – nicht zuletzt infolge von Ereignissen wie den Terroranschlägen 2001 (11. September), die ein Umdenken im Gebäudeschutz erzwangen. Facility Manager mussten sich verstärkt mit Notfallplanung, Evakuierungskonzepten, Zutrittskontrollsystemen und genereller Gebäudesicherheit auseinandersetzen. Begriffe wie Business Continuity Management hielten Einzug in die FM-Praxis; FM-Abteilungen entwickelten Notfallpläne, um im Krisenfall den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Zum anderen gewannen Corporate Social Responsibility (CSR) und Nachhaltigkeit an Bedeutung. Stakeholder forderten von Unternehmen nachhaltiges Handeln – was die Gebäudebewirtschaftung einschloss. So begannen viele FM-Abteilungen in den 2000ern Energiemanagement-Programme aufzulegen, Abfallkonzepte zu verbessern oder „grüne“ Dienstleistungen (z.B. Einsatz von umweltfreundlichen Reinigungsmitteln) einzuführen. Ein Indikator dieser Entwicklung war die Gründung der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (DGNB) im Jahr 2007. Die DGNB entwickelte ein Zertifizierungssystem für nachhaltige Gebäude – in Ergänzung zu den bereits existierenden Systemen BREEAM (UK, seit 1990) und LEED (USA, seit 1998). Zwar betreffen diese Zertifikate primär Neubau und Planung, doch sie betonten auch die Rolle der Betriebsphase.

• Nachhaltigkeit wurde zu einem Markenzeichen guter FM-Praxis: Gebäude mit geringem Energieverbrauch und umweltfreundlichem Betrieb galten als vorbildlich, und FM-Manager wurden dafür verantwortlich gemacht, entsprechende Maßnahmen umzusetzen. Politischer Druck – etwa erste Klimaschutzgesetze und EU-Richtlinien zur Gebäudeenergieeffizienz (2002 die EPBD) – verstärkte diesen Trend.

• Digitalisierungsschub und CAFM-Weiterentwicklung: Im Bereich Technologie beschleunigte sich die Digitalisierung des FM. CAFM-Systeme wurden in den 2000ern leistungsfähiger und verbreiteter. Viele Unternehmen führten konzernweit CAFM- oder IWMS-Software (Integrated Workplace Management Systems) ein, um Flächenmanagement, Instandhaltung, Helpdesk, Schlüsselverwaltung etc. in einem System zu integrieren. Diese Lösungen waren zunehmend webbasiert, sodass mehrere Standorte zentral verwaltet werden konnten. Enterprise-Systeme wie SAP erweiterten ihre Module (z.B. SAP PM und RE-FX) um FM-Funktionalitäten, was die Integration von FM-Daten in die allgemeine Unternehmens-IT erlaubte. Gleichzeitig hielten mobile Geräte Einzug: Techniker begannen mit Handhelds oder Laptops zu arbeiten, um z.B. Wartungsaufträge digital abzurufen und zurückzumelden. Erste Sensorik wurde eingebunden – z.B. Zählerfernauslesung für Energieverbräuche oder intelligente Gebäudeleittechnik, die Störmeldungen direkt an FM-Systeme sendete. Somit entstanden Echtzeit-Daten über den Gebäudezustand, was präventive Maßnahmen erleichterte.

• In diese Zeit fällt auch der Anfang von Building Information Modeling (BIM): In Planungs- und Bauprojekten wurde vermehrt die BIM-Methode genutzt, bei der ein digitaler Gebäudezwilling mit allen Bauteil- und Anlagendaten erstellt wird. Die Vision, diesen digitalen Zwilling in der Betriebsphase weiterzunutzen, gewann an Kontur. Pilotprojekte koppelten BIM-Modelle an CAFM-Systeme, sodass z.B. Wartungsinformationen direkt mit konkreten Bauteilen im 3D-Modell verknüpft wurden. Der Idealfall – der sich erst in den späten 2010ern breiter durchsetzte – war, dass Planungsdaten lückenlos an den Betrieb übergeben werden. Doch schon in den 2000ern erkannten führende FM-Organisationen: Datenmanagement wird eine Kernkompetenz des zukünftigen Facility Managers.

• In Summe waren die 2000er Jahre eine Zeit, in der FM erwachsen wurde: Die zuvor fragmentierten Ansätze wurden konsolidiert, es entstanden feste Rahmenwerke (Normen, Standards), und FM integrierte sich tiefer in Unternehmensstrukturen. Gleichzeitig bereitete sich das Feld auf neue Herausforderungen vor – seien es Klima- und Umweltfragen oder digitale Transformation. Die Rolle des Facility Managers wandelte sich immer mehr vom operativen Problemlöser hin zum strategischen Koordinator. In vielen Unternehmen nahmen FM-Leiter nun an Strategie-Meetings teil, brachten sich in Arbeitsplatzstrategien (Workplace Strategy) ein und steuerten umfassende Change-Management-Prozesse bei Standortverlagerungen oder organisatorischen Umbrüchen. Die Grundlagen, um FM als unverzichtbaren Partner des Kerngeschäfts zu etablieren, waren gelegt.

• Smarte Technologien und Big Data im FM: Einer der bedeutendsten Trends seit 2010 ist die umfassende Digitalisierung im Gebäudebetrieb. Die Vision des Smart Building wird Realität: Gebäude sind heute mit tausenden Sensoren ausgestattet – von Präsenzmeldern über Luftgütesensoren bis hin zu intelligenten Zählern – die kontinuierlich Daten liefern. Durch das Internet of Things (IoT) können diese Geräte vernetzt werden und ermöglichen eine Echtzeitüberwachung und Steuerung von Gebäudefunktionen wie Klima, Beleuchtung oder Zugangssystemen. Für das FM bedeutet dies einen Paradigmenwechsel: Statt rein reaktiv auf Störungen zu reagieren, kann man dank Daten proaktiv und vorausschauend agieren. Beispielsweise ermöglichen IoT-Daten Predictive Maintenance – also vorausschauende Wartung basierend auf Sensorwerten (z.B. Schwingungsmessung an Motoren, die Lagerschäden früh erkennt). Zudem erlauben Gebäudeleitsysteme in Energieoptimierungsmodi den Verbrauch flexibel zu steuern, was Effizienz und Nachhaltigkeit fördert.

• Ein weiterer Aspekt der Digitalisierung ist der verstärkte Einsatz von mobilen und Cloud-Lösungen. Techniker und Hausmeister nutzen heute Smartphones oder Tablets mit FM-Apps, um z.B. Tickets zu bearbeiten, QR-Codes an Anlagen zu scannen oder Checklisten abzuarbeiten. Management-Dashboards in der Cloud aggregieren Kennzahlen zu Portfolio, Energie, Flächenbelegung etc., die von überall abrufbar sind.

• Neue Technologien wie Augmented Reality (AR) finden ebenfalls ihren Weg in die Praxis: Mittels AR-Brillen oder Tablet-Kamera können Servicetechniker z.B. visualisiert sehen, wo sich in der Wand Leitungen befinden, oder sie erhalten Schritt-für-Schritt-Anleitungen eingeblendet, wenn sie vor einem komplexen Gerät stehen. Virtual Reality (VR) wird genutzt, um Gebäude bereits in der Planungsphase „begehbar“ zu machen – zukünftige Nutzer oder Betreiber können so früh Feedback geben.

• All diese digitalen Werkzeuge führen dazu, dass der moderne Facility Manager immer mehr auch ein Datenmanager und Technologieexperte sein muss. Der Facility Manager der Zukunft verfügt idealerweise über Kompetenzen in Datenanalyse, versteht die Grundlagen von Mess-, Steuer- und Regelungstechnik (MSR) und kann mit IT-Schnittstellen umgehen. Zugleich ist der Faktor Mensch nicht verschwunden: FM-Profis müssen die Daten interpretieren und in Entscheidungen übersetzen, z.B. welche Optimierungsmaßnahmen Priorität haben oder wie man das Nutzererlebnis verbessert.

• Nachhaltigkeit, Klimaschutz und ESG-Kriterien: Das letzte Jahrzehnt hat das Facility Management auch durch die Klimaschutz-Debatte stark beeinflusst. Gebäude sind für einen großen Teil des Energieverbrauchs und der CO₂-Emissionen verantwortlich, und so rücken FM-Entscheidungen ins Zentrum der Nachhaltigkeitsstrategien. Nachhaltigkeit ist allerdings kein völlig neues Thema im FM – schon in den 1970ern entstanden energieeffiziente Konzepte (etwa nach den Ölkrisen 1973) und Umweltgedanken flossen in Gebäudegestaltung ein. Allerdings erleben diese Ansätze seit ca. 2007 unter dem Label „Nachhaltigkeit“ eine Renaissance. Verstärkt durch wachsenden politischen Druck (Klimaschutzziele, Energieeinsparverordnungen) und Marktanforderungen (Mieter und Investoren verlangen „grüne“ Gebäude), hat Nachhaltigkeit mittlerweile einen festen Platz im FM.

• In der Praxis bedeutet dies: Energie- und Ressourcenmanagement gehören heute zu den Kernaufgaben eines FM. FM-Abteilungen implementieren Energiemonitoring-Systeme, optimieren den Betrieb von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK) nach Effizienzkriterien und setzen auf renewables (z.B. Photovoltaik auf Dächern, Nutzung von Geothermie) wo möglich. Viele Unternehmen haben interne oder externe Energieaudits durchgeführt, um Einsparpotenziale in ihren Bestandsgebäuden aufzudecken. Studien zeigen, dass durch optimierten Gebäudebetrieb kurz- bis mittelfristig Energieeinsparungen von bis zu 30% realisierbar sind – ein erhebliches Potenzial, das FM heben kann. Darüber hinaus spielt Müllvermeidung und Recycling, Wassermanagement (z.B. Regenwassernutzung) sowie nachhaltige Beschaffung (umweltfreundliche Materialien, regionale Lieferketten) im FM eine immer größere Rolle.

• Ein wichtiger Impuls kam 2015 mit dem Pariser Klimaabkommen, das weltweit ambitionierte CO₂-Reduktionen festlegte. In Deutschland wurden diese Ziele in konkrete Gesetze gegossen, z.B. im Klimaschutzgesetz 2021, das für den Gebäudesektor verschärfte Einsparziele vorschreibt. Die Branche reagierte mit Positionspapieren und Initiativen: So betonte etwa der Zentraler Immobilien Ausschuss (ZIA) 2022, dass das FM entscheidend beitragen kann, den deutschen Gebäudebestand bis 2045 klimaneutral zu machen. ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) werden zunehmend auch auf die FM-Leistungen angewendet – etwa ob ein Dienstleister faire Arbeitsbedingungen (Social) gewährleistet oder ob ein FM-Konzept ökologisch nachhaltig (Environmental) ist. Folglich integrieren FM-Verträge heute oft Nachhaltigkeits-KPIs, und Dienstleister profilieren sich mit Klimaneutralitäts-Angeboten (z.B. CO₂-kompensierte Dienstleistungen). Ein Beispiel aus Deutschland: BayernFM, ein FM-Dienstleister, wirbt damit, einer der ersten klimaneutralen FM-Anbieter zu sein (inkl. Kompensation aller unvermeidbaren Emissionen).

• Auch Green Building-Zertifikate beeinflussen den FM-Alltag. Gebäude, die nach DGNB, LEED oder BREEAM zertifiziert sind, stellen gewisse Anforderungen an den Betrieb – z.B. regelmäßiges Monitoring der Innenraumluftqualität, präventive Wartung zur Energieeffizienz, oder Nutzung nachhaltiger Reinigungschemie. Der Facility Manager muss diese Auflagen kennen und umsetzen, um den Zertifizierungsstatus des Gebäudes zu erhalten bzw. die Re-Zertifizierung zu erreichen. Daher hat sich FM von einer kostenorientierten Disziplin zunehmend zu einer wertorientierten gewandelt: Der langfristige Wert von Immobilien soll durch nachhaltiges FM erhalten oder gesteigert werden (Stichwort: Life Cycle Value). Lebenszyklusbetrachtungen, früher eher theoretisch diskutiert, sind nun gängige Praxis – denn man weiß: Bereits in der Planungsphase werden 80% der späteren Betriebskosten festgelegt. FM-Fachleute werden daher immer häufiger schon in Bauprojekte einbezogen, um dort ihre betrieblichen Erfahrungen (betriebsnahe Planbarkeit, Wartungsfreundlichkeit, Materialauswahl etc.) einzubringen. Das Prinzip Cradle to Cradle (also durchgängiges Denken in Stoffkreisläufen von der Herstellung bis zum Recycling) hat Einzug gehalten, ebenso Konzepte zur Kreislaufwirtschaft im Gebäudebetrieb.

• Strategische Neuausrichtung und Workplace-Management: Ein auffälliger Wandel in den letzten 10–15 Jahren ist die strategische Positionierung des Facility Managements innerhalb von Organisationen. FM wird heute nicht mehr als rein operative Supportfunktion angesehen, sondern als strategischer Partner, der aktiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Viele Unternehmen haben den Verantwortungsbereich des FM ausgeweitet oder umbenannt – z.B. zu Real Estate & Facilities oder Workplace Management. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass die Arbeitsumgebung maßgeblich zum Erfolg einer Organisation beiträgt: Ein gut gestalteter, flexibel nutzbarer Arbeitsplatz fördert Kollaboration, Innovation und Mitarbeiterzufriedenheit. Somit wirken FM-Verantwortliche an Konzepten wie New Work, Activity Based Working oder Flexible Office mit. Sie gestalten Flächen so, dass sie optimale Bedingungen für moderne Arbeitsformen bieten (z.B. Kombizonen, Co-Working-Areas, Rückzugsräume). In der IT-Branche etwa wurden Office-Konzepte entwickelt, die Kreativität fördern – hier war FM involviert, um bauliche und infrastrukturelle Voraussetzungen zu schaffen.

• Verstärkt hat diese Entwicklung auch die COVID-19-Pandemie (2020–2021). Die Pandemie veränderte kurzfristig die Art und Weise, wie Büros genutzt werden: Homeoffice und Remote Work nahmen drastisch zu. Viele Unternehmen verkleinerten oder veränderten ihre Flächen und führten hybride Arbeitsplatzmodelle ein. Facility Manager standen vor der Aufgabe, Abstands- und Hygienekonzepte in Gebäuden umzusetzen – etwa Büros zu entzerren, Wegeleitsysteme anzupassen, Desinfektionsstationen bereitzustellen und Lüftungsanlagen hochzufahren. Dies rückte Themen wie Gesundheit und Sicherheit massiv in den Fokus. Regelmäßige Desinfektionen, Luftqualitätsmessungen und Überwachung der Gebäudeauslastung (um Überbelegung zu vermeiden) gehörten plötzlich zu den Prioritäten im FM. Führungskräfte im FM mussten sehr agil reagieren und eng mit der Geschäftsleitung Krisenpläne abstimmen. Langfristig hat Corona das FM in dem Sinne verändert, dass Workplace Management nun auch das Management von Abwesenheit (leere Büros, Remote-Infrastruktur) umfasst. Einige Konzerne übertrugen FM-Abteilungen die Verantwortung für die Homeoffice-Betreuung (z.B. Versand von ergonomischen Möbeln an Mitarbeiter, Einrichten von IT-Equipment zuhause). All dies zeigt, wie vielseitig und strategisch die FM-Rolle geworden ist.

• Auf Verbandsebene wurden diese Veränderungen ebenfalls sichtbar: IFMA bemühte sich erfolgreich darum, dass FM im November 2017 als eigenständiger Beruf im internationalen Standard-Berufskatalog (ISO und im US Bureau of Labor Statistics) anerkannt wurde. 2018 erschien mit ISO 41001 erstmals eine internationale Norm für Facility-Management-Systeme, die ein Managementsystem analog ISO 9001 für FM etablierte. Diese ISO-Norm baute auf den europäischen Standards auf und löste sie teilweise ab (die EN 15221-Reihe wurde durch ISO 41011/41012/41013 inhaltlich fortgeschrieben bzw. durch ISO 41001 ergänzt). Zudem verstärkte sich die globale Zusammenarbeit der FM-Community: Global FM, ein Weltverband der FM-Verbände, wurde 2006 gegründet, um Know-how auszutauschen und gemeinsam den World FM Day ins Leben zu rufen. Solche Initiativen fördern ein einheitliches Selbstverständnis und Lobbyarbeit auf internationaler Bühne.

• Praxisbezogene Weiterentwicklungen: In jüngerer Zeit beobachten wir auch einige praktische Trends im FM, die aus der Erfahrung der letzten Jahrzehnte resultieren. Dazu zählt etwa der Wechsel vom reinen Kostenfokus hin zum Wertbeitrag. FM-Abteilungen betonen heute vermehrt, welchen Beitrag sie zur Wertschöpfung des Unternehmens leisten – sei es durch Steigerung der Mitarbeitereffizienz, Verbesserung der Kundenwahrnehmung (ein sauberes, gut organisiertes Gebäude als Visitenkarte) oder durch Risikominimierung.

• Dieser Perspektivwechsel spiegelt sich in Kennzahlensystemen wider: Neben Kosteneffizienz-KPIs gibt es nun vermehrt Kundenzufriedenheits-Indexe, Servicequalität-Metriken und Nachhaltigkeits-Scorecards. In Ausschreibungen zählt nicht mehr nur der billigste Preis, sondern Best Value Procurement berücksichtigt Qualität und Innovation.

• Ein weiterer praktischer Aspekt ist die Weiterbildungsoffensive: Da FM immer komplexer wird, investieren Unternehmen stärker in die Aus- und Fortbildung ihrer FM-Teams. Zertifikatskurse zu BIM im FM, Energieeffizienz-Trainings, oder Lehrgänge zu digitalen Tools gehören zum Standardrepertoire großer FM-Anbieter. GEFMA und RealFM bieten heute gemeinsam mit Hochschulen Zertifikatslehrgänge an (z.B. Fachwirt für FM), und internationale Zertifikate wie CFM, FMP werden auch in Deutschland von immer mehr Fachleuten angestrebt. All dies soll sicherstellen, dass die FM-Organisationen mit der Entwicklung Schritt halten.

• Nicht zuletzt hat sich das Selbstverständnis der Facility Manager gewandelt. Waren die FM-Pioniere der 80er/90er oft Quereinsteiger (Ingenieure, Architekten, Betriebswirte, die in die Rolle hineinwuchsen), so gibt es heute eine neue Generation von FM-Fachleuten, die gezielt dafür ausgebildet wurden. Sie treten mit einem geschärften Berufsbild an, verstehen sich als Enabler des Kerngeschäfts und Stakeholder-Manager (im Spannungsfeld zwischen Nutzern/Mitarbeitern, Eigentümern, Geschäftsführung, Behörden und Dienstleistern). Diese Professionalität drückt sich auch in neuen Führungspositionen aus: In großen Unternehmen finden sich heute „Head of Facility Management“, „Director Corporate Real Estate & Facilities“ oder „Chief Workplace Officer“ auf oberen Führungsebenen. Dies wäre vor 30 Jahren kaum vorstellbar gewesen.

• Zusammengefasst haben die 2010er und frühen 2020er das FM nochmals tiefgreifend verändert. Digitalisierung und Nachhaltigkeit wurden zu dominanten Leitmotiven, welche die Methoden und Ziele des FM neu ausrichten. Der Facility Manager ist nun ein datengetriebener Entscheider, der zugleich nachhaltige und mitarbeiterfreundliche Umgebungen schaffen soll. Damit einher geht eine weitere Aufwertung des FM: Es ist heute ein respektierter, global vernetzter Berufszweig, dessen Vertreter an strategischen Diskussionen teilhaben. Die historische Entwicklung vom „Kesselwart zum strategischen Facility Manager“ (salopp formuliert) zeigt, wie sehr sich das Aufgabenprofil erweitert hat – von der Technik über kaufmännische Aspekte hin zu HR-Themen und Nachhaltigkeitsmanagement.

• IFMA – History (2020): The IFMA Story: Four Decades of Commitment to Supporting and Advancing FM. – Offizielle Darstellung der IFMA-Geschichte mit Chronologie der Entwicklungen seit 1980.

• Famase Blog (2013): Die Historie beginnt in den USA. – Blogeintrag (deutsch) über GEFMA und FM-Geschichte, mit Fokus auf USA (PAWS in den 50ern, FMI, IFMA) und Einführung des FM in Deutschland.

• Oettl, Robert (2019): 30 Jahre Facility Management. – Artikel in Technik in Bayern (VDI) zum 30-jährigen Jubiläum von GEFMA, beschreibt die Entwicklung des FM in Deutschland seit 1989 im Kontext von Technisierung und Digitalisierung.

• Wiley (ca. 2009): Facilities Manager’s Desk Reference (Auszug). – Einführungskapitel zur Geschichte des FM, inkl. Entstehung von FMI/IFMA, Entwicklung in UK (BIFM-Gründung 1993) und neuen Anforderungen (Outsourcing, PFI, CSR) in den 1980er–2000er Jahren.

• HSL-Gebäudemanagement Blog (2024): Die Evolution des Facility Managements: Von den Anfängen bis heute. – Überblicksartikel zu historischen Meilensteinen, aktuellen Trends (Smart Buildings, IoT) und Zukunftsprognosen im FM.

• Facility Management – Fachzeitschrift (2008): Das Markenzeichen „Nachhaltigkeit“ (Kolumne von Prof. H. Balck). – Erörtert die Entwicklung nachhaltigen Bauens und Betreibens seit den 1970ern, Gründung der DGNB 2007 und Vorbilder BREEAM (1990) & LEED (1998).

• DIN EN 15221 / ISO 41000 Normen: Europäische Norm EN 15221-1:2006 „Facility Management – Begriffe“ und Folge-Normen; abgelöst durch ISO 41011/41012 und ISO 41001:2018 „Facility Management – Managementsysteme“. – Liefern offizielle Definitionen und Standardvorgaben für FM (z.B. Definition FM als Integration von Prozessen zur Unterstützung des Kerngeschäfts); ISO 41001 gilt als erster internationaler Management-Standard für FM.

• GEFMA e.V.: Verbandshistorie und Richtlinien. – GEFMA 100 (1996) definierte FM-Begriffe für den deutschen Markt; GEFMA 444 (ab 2004) dient als Qualitätsmaßstab für CAFM-Software. GEFMA engagiert sich in Normung und Weiterbildung seit 1989.

• Global FM (2006): Zusammenschluss der führenden FM-Verbände weltweit, gegründet am 17. Mai 2006. – Fördert den internationalen Austausch und etabliert den Welt-FM-Tag (seit 2009).

(Weitere Quellen: Wikipedia-Artikel zu Facility Management, Pressemitteilungen der Verbände, etc., wurden zur Kontextualisierung genutzt.)

• CAFM (Computer Aided Facility Management) – EDV-gestütztes Facility Management. Bezeichnet Software-Systeme, die FM-Daten und Prozesse abbilden, z.B. Flächenmanagement, Instandhaltungsplanung, Inventarverwaltung. CAFM-Systeme kombinieren typischerweise grafische Gebäudedarstellungen (Grundrisse) mit Datenbanken, um eine effiziente Bewirtschaftung zu ermöglichen. GEFMA 444 definiert Prüfkriterien für CAFM-Software.

• EN 15221 / ISO 41011/41001 – Europäische Normenreihe zum FM (Teile 1–7 zwischen 2006–2012 erschienen). EN 15221-1 lieferte 2006 eine einheitliche Begriffsdefinition für FM in Europa: „Integration von Prozessen, die das Hauptgeschäft einer Organisation unterstützen“. Diese Normen wurden in der ISO 41000-Serie aufgegangen. ISO 41011:2017 (Begriffe) und ISO 41001:2018 (Managementsysteme) stellen den aktuellen internationalen Standard dar. ISO 41001 ermöglicht die Zertifizierung eines FM-Managementsystems analog zu ISO 9001 (Qualität).

• Facility Management (FM) – Laut DIN EN ISO 41011:2019 „organisatorische Funktion, die Personen, Orte und Prozesse in der gebauten Umgebung integriert, um die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern“. FM umfasst die gesamtheitliche Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und dazugehörigen Dienstleistungen mit dem Ziel, das Kerngeschäft optimal zu unterstützen. In Deutschland oft synonym mit Gebäudemanagement verwendet, wobei FM international weiter gefasst ist (auch nicht-immobilienbezogene Services wie Fuhrpark, Catering etc. eingeschlossen sind). FM gliedert sich üblicherweise in technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Facility Management (TFM, IFM, KFM).

• GEFMA (German Facility Management Association) – Deutscher Verband für Facility Management e.V., gegründet 1989. Branchenverband mit über 1000 Mitgliedsunternehmen. GEFMA erarbeitet Richtlinien (Standards) für FM und CAFM, fördert Ausbildung (zertifiziert Studiengänge) und vertritt die Interessen der FM-Wirtschaft in Normung und Politik. Sitz des Verbandes ist Bonn. GEFMA 100 (Begriffskatalog) und GEFMA 444 (CAFM-Zertifizierung) sind bekannte Publikationen.

• IFMA (International Facility Management Association) – Weltweit größter Fachverband für Facility Manager, gegründet 1980 in den USA. Hat über 20.000 Mitglieder in mehr als 100 Ländern. Bietet Networking, Weiterbildung und Zertifizierungen (CFM, FMP, SFP) an. IFMA war treibend bei der Professionalisierung des FM und in der Entwicklung der ISO-Standards beteiligt. Regional gibt es IFMA-Chapters, bis 2006 auch IFMA Deutschland (daraus ging RealFM hervor).

• BIFM / IWFM – British Institute of Facilities Management, 1993 durch Zusammenschluss zweier Vorgängerverbände gegründet. War der maßgebliche Berufsverband in UK. 2018 wurde BIFM umbenannt zu IWFM (Institute of Workplace and Facilities Management), um die erweiterte Rolle im Bereich Workplace Management zu betonen. IWFM setzt Branchenstandards in UK, zertifiziert Fachleute und veröffentlicht Marktreports.

• RealFM – Verband für Real Estate und Facility Manager, Deutschland. Entstand 2006 aus der Umwandlung von IFMA Deutschland e.V. in RealFM e.V.. Fokus auf Corporate Real Estate Management (CREM) und FM-Führungskräfte. RealFM fördert den Austausch zwischen Immobilien- und FM-Managern, bearbeitet Themen wie digitale Transformation (z.B. BIM-Arbeitskreise) und entwickelt Strategiepapiere (z.B. Corporate RealFM als Handlungsstrategie). Sitz in Berlin.

• Outsourcing – Im FM-Kontext die Vergabe von bisher intern erbrachten Leistungen (Reinigung, Wartung, Empfang etc.) an externe Dienstleister. Outsourcing wurde insbesondere in den 1990er Jahren populär, um Kosten zu senken und sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren. Varianten sind Total Facility Management (ein Dienstleister übernimmt alle FM-Leistungen) oder Selektiv-Outsourcing (einzelne Services werden vergeben). Outsourcing erfordert professionelles Vertrags- und Qualitätsmanagement, u.a. mit Service Level Agreements.

• Sekundärprozesse / Unterstützungsprozesse – Alle Prozesse in einer Organisation, die nicht zum unmittelbaren Kerngeschäft (Primary process) gehören, aber erforderlich sind, damit das Kerngeschäft funktioniert. Im FM versteht man darunter z.B. Gebäudebetrieb, Logistik, Infrastruktur, Verwaltungsdienste. Durch FM werden diese Sekundärleistungen zentral koordiniert und effizient bereitgestellt. Moderne Managementtheorien betonen, dass durch Optimierung der Sekundärprozesse Wettbewerbsvorteile erzielt werden können (z.B. besseres Arbeitsumfeld -> höhere Produktivität).

• Smart Building – Ein Gebäude, das durch vernetzte Sensoren, Automationssysteme und intelligente Steuerungen effizient und adaptiv betrieben wird. Im FM-Kontext bedeutet Smart Building, dass zahlreiche Parameter (Licht, Temperatur, Luftqualität, Präsenz, Zugang etc.) digital erfasst und automatisch geregelt werden können. Ziel ist Energieeinsparung, Komfortsteigerung und einfacher Betrieb. FM nutzt Smart-Building-Daten, um Betrieb zu optimieren und Probleme früh zu erkennen.

• Nachhaltigkeit (im FM) – Integration von umweltfreundlichen, sozialen und ökonomischen Prinzipien in die Gebäudebewirtschaftung. Nachhaltiges FM strebt an, Ressourcenverbrauch und Emissionen zu minimieren, die Nutzergesundheit und Zufriedenheit zu fördern und wirtschaftlich effizient zu sein. Beispiele: Energiesparprogramme, Müllvermeidung, langlebige Materialien, faire Arbeitsbedingungen bei Dienstleistern. In den letzten Jahren rückt vor allem der Klimaschutz in den Vordergrund (CO₂-Reduktion, Klimaneutralität). Nachhaltigkeit wird oft anhand von ESG-Kriterien und Gebäudezertifizierungen gemessen.

• Workplace Management – Teildisziplin, die sich mit der Gestaltung und Verwaltung der Arbeitsumgebung befasst. Überschneidet sich mit FM, fokussiert aber stärker auf die Nutzerperspektive: Wie viele und welche Arbeitsplätze werden benötigt? Welche Flächenkonzepte unterstützen die Arbeitsprozesse optimal (Großraum, Kombibüros, Desk-Sharing etc.)? Wie lässt sich die Belegung optimieren? In den 2010ern gewann Workplace Management an Bedeutung, um z.B. New-Work-Konzepte umzusetzen. Oft arbeiten hier FM, HR und IT-Abteilungen eng zusammen, um ganzheitliche Lösungen (Raum + Technik + Kultur) bereitzustellen.

• Infrastrukturell: Reinigung, Sicherheitsdienst, Catering, Hausmeister, Fuhrpark, Postdienst etc. – alles was den Betrieb des Gebäudes und das Umfeld betrifft.

• Technisch: Betrieb und Instandhaltung der technischen Anlagen (Heizung, Klima, Elektro, Aufzüge), Bauunterhalt, Energiemanagement – fokussiert auf technische Funktionsfähigkeit.

• Kaufmännisch: Flächenmanagement, Mietvertragsmanagement, Budgetierung der FM-Kosten, Berichtswesen, Lebenszykluskostenrechnung – administrative und finanzielle Steuerung.

• Diese Dreiteilung wurde in Deutschland durch GEFMA und VDI geprägt und findet sich in vielen Organisationsstrukturen wieder. Sie betont, dass FM sowohl praktische Dienstleistungen als auch strategisch-kaufmännische Aufgaben umfasst.